Документальне оформлення заправки: чеки, накладні та знижки

Якщо видаткова накладна та місячний звіт АЗС містять усі обов’язкові реквізити первинного документа й дозволяють ідентифікувати кожну заправку конкретного авто, зберігання чеків формально не є обов’язковим, але їх наявність зменшує податкові ризики; оприбутковувати пальне в BAS потрібно за даними видаткової накладної за фактичною ціною зі знижкою.

Обґрунтування

Підставою для бухобліку є первинні документи з обов’язковими реквізитами. До них належать, зокрема, назва документа, дата, назва підприємства, зміст та обсяг операції, одиниці виміру, відповідальні особи і їх підписи чи інші ідентифікатори ч. 1 ст. 9, ч. 2 ст. 9 Закону №996, від 16.07.1999 №996-XIV. Якщо зведений звіт постачальника за картками цим вимогам відповідає, він є первинним документом.

Фіскальний чек підтверджує факт придбання в момент заправки, але сам по собі не доводить господарське використання пального. Для підтвердження зв’язку з діяльністю головними документами є подорожні листи, журнали роботи техніки та акти списання, які фіксують пробіг, години роботи і фактичну витрату пального ч. 2 ст. 9 Закону №996, від 24.05.1995 №88. Зберігання чеків доцільне як додатковий доказ, особливо якщо звіт по картках не закріплений за конкретними авто.

Якщо за кожною карткою закріплене одне авто, а звіт АЗС містить дату, час, АЗС, обсяг пального та номер картки, то така звітність разом із видатковою накладною може замінити вимогу зберігати кожний чек. У цьому разі чеки лише дублюють інформацію звітів і їх відсутність не має створювати формального порушення за умови наявності повного комплекту первинних документів на списання пального ч. 1 ст. 9.

Оприбутковувати запаси потрібно за фактичною вартістю їх придбання. Для виробничих запасів у бухобліку використовується ціна за договором і первинними документами постачальника з урахуванням знижок, а не «роздрібна» ціна в чеках. Фактична собівартість включає договірну ціну після наданої знижки, отже саме за сумою видаткової накладної на кінець місяця слід формувати проведення Дт 203 Кт 631 в BAS п. 9 НП(С)БО 9.

Фіскальні чеки в такій моделі доцільно використовувати як підтвердження проміжних госпоперацій, але не як документ для оприбуткування. Вони можуть підшиватися до внутрішніх документів (подорожні листи, журнали), а оприбуткування проводиться за видатковою накладною і зведеним звітом постачальника, де враховано знижку та остаточну вартість.

Підсумок: для мінімізації ризиків краще зберігати і видаткову накладну зі звітом, і чеки, але в обліку вартість пального формувати виключно за видатковою накладною із ціною зі знижкою.