Заповнення звітності Д1 і Д5 при складних трудових відносинах

Працівниці у Д1 за травень показуєте окремо зарплату, відпустку за власний рахунок, компенсацію відпустки й декретні за травень, а в Д5 за травень — початок декретної відпустки та звільнення, не показуючи жодних майбутніх періодів після 29.05.2026.

Обґрунтування

У додатку Д1 травня треба відобразити всі види нарахувань окремими рядками за травень 2026 року. Для зарплати й компенсації відпустки ви використовуєте категорію застрахованої особи «1» з місяцем «05.2026». Для допомоги по вагітності та пологах за травень застосовуєте категорію «42» із зазначенням днів декретної відпустки, що припадають лише на травень, без відображення днів за червень–вересень наперед.

Дні перебування у трудових відносинах у графі 14 Д1 за травень вказуєте один раз у рядку із зарплатою / компенсацією. Якщо працівниця перебувала у трудових відносинах з 01.05 по 29.05.2026, у графі 14 цього рядка зазначаєте кількість календарних днів трудових відносин за травень до дати звільнення. У рядку з декретними за травень графу 14 не дублюєте, а у графі 15 вказуєте лише дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, що припадають на травень.

Для червня–вересня у новому звіті не заповнюєте жодних рядків по цій особі, оскільки трудові відносини припинені 29.05.2026. Виправляючи попередню помилку, де були показані дні трудових відносин і декретні за майбутні місяці, подаєте «Звітний новий» за травень. У ньому через ознаку «1» в графі 25 виключаєте помилкові рядки за червень–вересень і вводите правильні рядки тільки за травень з ознакою «0» в графі 25.

У додатку Д5 за травень відображаєте дві події: початок декретної відпустки та звільнення. В одному рядку із відповідною категорією для декретної відпустки (категорія «5» або інша, що застосовується у вашій звітності за вагітністю та пологами) у графі 10 проставляєте дату початку відпустки 13.05.2026, без заповнення майбутніх місяців. В іншому рядку з категорією «1» або «2» у графі 10 зазначаєте дату припинення трудових відносин 29.05.2026 та реквізити наказу про звільнення і підставу звільнення.

Таким чином, у виправленій квартальній (та місячній) звітності працівниця фігурує як така, що перебувала у трудових відносинах і в декретній відпустці лише в межах травня до 29.05.2026, а після звільнення жодні майбутні періоди не відображаються.