Використання GPS-даних для підтвердження витрат пального на авто

Так, дані GPS можуть бути важливим доказом використання авто в госпдіяльності, але самі по собі вони не замінюють первинний документ з маршрутом і пробігом. Все одно потрібен внутрішній документ (подорожній/маршрутний лист або зведений звіт), у якому відображено поїздки.

Обґрунтування

Первинний документ обов’язковий для підтвердження витрат пального. Господарські операції мають підтверджуватися первинними документами з обов’язковими реквізитами і змістом операції, один лише акт списання або загальний звіт без деталізації поїздок не вважається достатнім. ст. 9

Форма може бути довільною, але з деталізацією. Законодавство не вимагає саме типової форми подорожнього листа і не зобов’язує оформляти документ на кожну окрему поїздку, дозволено складати один зведений документ на тиждень чи місяць, але в ньому має бути розшифровка поїздок: дати, маршрути, показники спідометра, пробіг, витрати пального.

Маршрут потрібен для доведення господарської мети. Показники одометра або лише загальний місячний пробіг без маршруту не розкривають «зміст» операції і не дають змоги податківцям переконатися, що поїздки пов’язані з діяльністю підприємства, це створює ризик визнання пального негосподарськими витратами чи додатковим благом водія.

GPS-звіт можна і варто використовувати як додаток. Дані GPS-кабінету логічно прикладати до вашого подорожнього/маршрутного листа або зведеного місячного звіту як підтвердження фактичних переміщень авто і часу поїздок, але базовим доказом для бух- і податкового обліку все одно має бути внутрішній первинний документ з маршрутом.

Підсумок: щомісячний звіт на підставі GPS допустимий тільки як частина первинки — оформіть власну форму маршрутного або зведеного листа з маршрутами й пробігом, а до нього підшивайте роздруківки з GPS.