Чи потрібен маршрутний лист для списання пального без маршруту

Якщо у подорожньому листі немає маршруту, доцільно або доповнити його реквізитом «маршрут/мета поїздки», або вести окремий маршрутний лист як додатковий первинний документ — інакше є ризик, що податківці визнають витрати на пальне негосподарськими.

Обґрунтування

Первинний документ має підтверджувати не тільки кількість витраченого пального, а й зміст операції. Згідно з вимогами до первинних документів, вони повинні містити дані про зміст та обсяг господарської операції, а не лише числові показники пробігу та витрати пального. Сам пробіг без зазначення, куди і з якою метою їхав автомобіль, не показує зв’язок витрат з господарською діяльністю.

Маршрут або аналогічна інформація про поїздку є ключем до доведення господарського характеру витрат. У практичних підходах контролюючі органи орієнтуються саме на наявність даних про маршрут і мету поїздки, щоб відрізнити службові поїздки від особистих. Якщо цих даних немає, використання пального легко трактують як особисте користування працівника з подальшим оподаткуванням як додаткового блага і непризнанням витрат у госпдіяльності.

Оптимальний варіант — один документ із усіма реквізитами або зв’язка «подорожній лист + маршрутний лист». Для зниження ризиків можна: або доповнити форму подорожнього листа полями «маршрут» та «мета поїздки» і заповнювати їх щонайменше в розрізі днів, або затвердити окремий маршрутний лист і прямо визнати його в наказі про документообіг як первинний документ, що разом із подорожнім листом підтверджує використання пального в господарській діяльності. У підсумку важливо, щоб у сукупності документів по кожній поїздці було видно куди, коли і з якою метою здійснено рух авто.

Підсумок: якщо маршрут не відображений ніде, це ризиково, тому або додайте його в подорожній лист, або ведіть окремий маршрутний лист і зберігайте його разом з подорожніми.