Дата акта для ліцензійного доступу: початок чи закінчення

Акт можна складати або датою початку доступу, або останнім днем періоду користування, але дата в акті має відповідати фактичному періоду надання послуги, який у ньому чітко зазначено.

Обґрунтування

Надання доступу до вебсайту є використанням твору, що охороняється авторським правом. Майнові права на твір включають право його використання та виключне право дозволяти таке використання, а також право перешкоджати неправомірному використанню твору. Майнові права належать автору або іншій особі, до якої вони перейшли на підставі договору чи закону. Цивільний кодекс України

Використання твору здійснюється лише з дозволу суб’єкта авторського права. Такий дозвіл може надаватись у формі ліцензії або ліцензійного договору, де сторони визначають сферу використання, строк і умови надання прав на твір чи комп’ютерну програму. Цивільний кодекс України

Для бухобліку ключовим є період фактичного надання послуги, а не тільки дата оплати. Витрати і доходи визнаються за принципом нарахування в тому періоді, коли послуга фактично надається, а не в момент передплати. Договір/акт має фіксувати період, за який надається ліцензійний доступ, а первинний документ повинен відображати реальну господарську операцію між сторонами.

З практичної точки зору допустимі обидва підходи до дати акта. 1) Акт датою початку доступу, з формулюванням «за період з … по …» відображає момент, коли ви фактично надали право доступу. 2) Акт датою останнього дня періоду (по завершенні місяця доступу) фіксує закінчений період надання послуг. Обидва варіанти не суперечать вимогам до первинного документа, якщо в акті прямо зазначений період надання послуг і він відповідає умовам ліцензії/договору.

Головне — щоб дата акта логічно узгоджувалася з періодом надання послуг і вашою обліковою політикою. Якщо ви системно обираєте один підхід (наприклад, завжди останній день місяця) і в акті чітко вказуєте період доступу, це знімає питання про «недокументовані» дні та дозволяє послідовно визнавати дохід. Таким чином, юридично коректно складати акт як на дату початку, так і на дату закінчення користування, за умови правильного зазначення періоду послуги в тексті акта.

Підсумок: оберіть один із двох варіантів (дата початку або дата завершення доступу) і закріпіть його в договорі та обліковій політиці, обов’язково фіксуючи в акті повний період ліцензійного доступу.