Як правильно внести перехідні відпускні у звіті з ЄСВ

Виправляти потрібно не через КТН 2, а через звіт за поточний період із «відпускним» КТН 10, без статусу «уточнюючий» і без типів нарахувань 2/3.

Обґрунтування

Перехідні відпускні в Д1 завжди показують з КТН «10» окремо від зарплати і в розрізі місяців, на які припадають дні відпустки. У графі 9 ставлять «10», у графі 10 – місяць і рік, за дні якого нараховані відпускні, у графах 16, 17 – сума відпускних за відповідний місяць, у графі 20 – ЄСВ. Якщо відпустка перехідна, заповнюють стільки рядків, на скільки місяців припадають дні відпустки. Це прямо випливає з п. 1 розд. IV Порядку №4.

КТН 2/3 у Д1 застосовують лише для виправлення сумових помилок за минулі періоди, а не для «забутих» правильних нарахувань. У вашій ситуації не було помилкового відображення сум, ви їх узагалі не показали. Тому немає що «знімати» або «донараховувати» через КТН 2/3. Правильний шлях – додати відсутні нарахування в поточному звіті.

Нарахування і оподаткування «забутих» перехідних відпускних робите в тому місяці, коли виявили помилку.

1. У Д1 за поточний період (наприклад, липень 2026):

• додаєте окремі рядки з КТН «10» по цьому працівнику:
  • рядок з місяцем 05.2026 у гр. 10 і сумою відпускних за травневі дні у гр. 16, 17, ЄСВ у гр. 20;
  • рядок з місяцем 06.2026 у гр. 10 і сумою відпускних за червневі дні та відповідним ЄСВ.
• графу 14 «к-ть к.дн. у трудових відносинах» заповнюєте у «звичайному» рядку із зарплатою за поточний місяць, у «відпускних» рядках її можна не дублювати, якщо працівник уже є в цьому місяці.

2. У 4ДФ за поточний період показуєте всю суму «забутих» відпускних одним рядком із зарплатою працівника з ознакою доходу «101» у місяці донарахування, оскільки відпускні входять до загального місячного оподатковуваного доходу, а перехідні відпускні у 4ДФ не розбивають за місяцями, а показують у місяці нарахування. Це випливає з того, що відпускні входять до фонду оплати праці та оподатковуються як звичайна зарплата пп. 2.2.12 Інструкції, від 13.01.2004 №5, пп. 164.2.1 Податкового кодексу України.

Від’ємні значення в Д1 допускаються лише для сторнування або перерахунку відпускних, лікарняних, декретних, нарахованих раніше. У вас сторнування немає, ви лише додаєте пропущені нарахування. Тому застосування від’ємних сум і КТН 2/3 наразі неправомірне і призводить до помилок контролю в ДПС. Це також прямо обмежено п. 1 розд. IV Порядку №4.

Підсумок: не подавайте уточнюючий за травень із КТН 2. Донарахуйте і покажіть відпускні та ЄСВ за травень–червень у поточному Податковому розрахунку: у Д1 – окремими рядками з КТН 10 і відповідними місяцями в гр. 10, у 4ДФ – у місяці донарахування разом із зарплатою під ознакою доходу «101».