Зміна паспортних даних працівника: що робити підприємству

Переробляти всі минулі первинні документи (видаткові касові ордери, авансові звіти, нарахування дивідендів) не потрібно. Проте необхідно терміново актуалізувати дані у поточних договорах (підписати додаткову угоду), оновити анкету в банку та перевірити необхідність внесення змін до Єдиного державного реєстру (ЄДР) чи Статуту ТОВ.

Головним ідентифікатором фізичної особи в податковій системі України є реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), який залишається незмінним протягом усього життя, незалежно від зміни паспорта чи його формату на ID-картку (Податковий кодекс України, ст. 70).

Всі виплати (оренда, дивіденди, підзвітні кошти) та звітування щодо них у додатку 4ДФ здійснюються саме за РНОКПП (ІПН) працівника. Оскільки цей номер не змінювався, податкова звітність компанії є абсолютно коректною, і жодних штрафів за цими операціями з боку ДПС не буде. Минулі первинні документи відображають фактичні операції, що відбулися, і на момент їх складання діяв той паспорт, який був у наявності.

Що необхідно зробити з поточними договорами?
Договір оренди автомобіля: Сам договір не втрачає чинності через зміну паспорта однієї зі сторін. Проте, щоб уникнути юридичних розбіжностей під час майбутніх перевірок або судових спорів, укладіть додаткову угоду до договору оренди. У ній зазначте, що з певної дати реквізити орендодавця (паспортні дані) змінилися на нові (дані ID-картки).
Підзвітні кошти та авансові звіти: Надалі у всіх нових документах (наказах на відрядження, авансових звітах, касових ордерах) обов'язково зазначайте реквізити нової ID-картки.
3. Статус співзасновника та відомості в ЄДР / Статуті
Відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» в ЄДР містяться відомості про засновників юридичної особи.

Перевірте Статут ТОВ: Якщо у чинній редакції вашого Статуту зафіксовані старі паспортні дані засновника, необхідно затвердити нову редакцію Статуту (без зазначення паспортних даних взагалі — це сучасна практика, яка полегшить життя в майбутньому).
Оновлення даних в ЄДР: Якщо дані засновника (наприклад, місце реєстрації чи ПІБ, які могли змінитися разом із паспортом) містяться в ЄДР, директор ТОВ має подати заяву за Формою 2 для внесення актуальних змін.

https://kadroland.com/news/2804-povidomlennya-pri-zmini-oblikovix-danix-viiskovozobovyazanogo-prizovnika-rezervista-zapovnyujemo-dodatok

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2