Видача трудових книжок працівникам: обов'язки та процедура роботодавця

Після завершення оцифрування трудові книжки потрібно видати працівникам під підпис, а не залишати на постійному зберіганні у роботодавця, при цьому закон не встановлює обов’язковості заяв, але наказ і фіксація видачі в Книзі обліку є безпечним варіантом.

Обґрунтування

Облік трудової діяльності з 10.06.2021 ведеться в електронній формі, а паперова трудова книжка зберігається у працівника, роботодавець вносить записи лише на вимогу працівника. Це прямо передбачено ст. 48 Кодексу законів про працю України. ст. 48 Кодексу законів про працю України

Законом про е‑трудові встановлено п’ятирічний перехідний період (до 10.06.2026) для включення відомостей до реєстру, після завершення якого наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Тобто після завершення оцифрування роботодавець має видати паперові трудові книжки, а не продовжувати їх зберігати за власним бажанням чи за заявою працівника. Прикінцевих та перехідних положень від 05.02.2021 № 1217-IX

Процедура видачі, яка вважається безпечною на практиці, така. 1) Видати загальний наказ керівника про організовану видачу трудових книжок працівникам із посиланням на Прикінцеві та перехідні положення Закону №1217, визначенням відповідальних осіб і порядку видачі. 2) Забезпечити підпис працівника у графі 13 Книги обліку руху трудових книжок; у графі 12 зазначити фактичну дату видачі та підставу, наприклад реквізити наказу. Прикінцевих та перехідних положень від 05.02.2021 № 1217-IX

Заяви працівників формально не є обов’язковими, але рекомендовані як доказ волевиявлення, особливо якщо видаєте книжку до повного завершення обробки сканів ПФУ або індивідуально. У такому разі в графі 12 Книги доцільно зазначити «за заявою» чи реквізити наказу, а працівник підписується в графі 13. Видача трудової книжки працівникам: які документи оформити від 05.02.2021 № 1217-IX

Після завершення перехідного періоду зберігати трудові книжки на підприємстві як постійний архів працюючих працівників нормативно не передбачено. Виняток на практиці становлять випадки, коли працівник фізично не може отримати трудову книжку або надати заяву на пересилання (мобілізовані, довгі відпустки без збереження зарплати тощо) і тоді роботодавець тимчасово продовжує її зберігати до можливості видачі. електронній формі 48 КЗпП

Підсумок: обов’язок роботодавця — після завершення оцифрування видати трудові книжки працівникам під підпис, а наказ і підписи в Книзі обліку є рекомендованим, юридично надійним способом оформлення такої видачі.