Зміна обов'язків бухгалтерів та інспектора: накази та попередження необхідні

Необхідно: 1) видати наказ про зміну структури та штатного розпису; 2) оформити зміни посадових інструкцій бухгалтера і головного бухгалтера та письмово повідомити їх як про зміну істотних умов праці до запровадження нових обов’язків; 3) на час відпусток – окремі накази про тимчасове покладення обов’язків або оформлення суміщення з доплатою.

Обґрунтування

Зменшення або перерозподіл посадових обов’язків при збереженні посади і окладу є зміною істотних умов праці. До істотних умов належить, зокрема, суміщення професій та зміна посадових обов’язків, а також режим роботи і система оплати праці. Це прямо випливає із переліку істотних умов, наведеного у ч. 3 ст. 32 КЗпП. Отже, коли у бухгалтера і головного бухгалтера змінюється зміст роботи та взаємозамінність, це розглядається як зміна істотних умов праці.

Під час воєнного стану роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про зміну істотних умов праці до моменту їх запровадження, але не за 2 місяці. Норма про двомісячний строк попередження з ч. 3 ст. 32 КЗпП і вимога ст. 103 КЗпП не застосовуються, замість цього діє правило Закону № 2136-IX про повідомлення «не пізніше як до запровадження таких умов» ст. 3 Закону № 2136. Тому бухгалтера і головного бухгалтера слід письмово поінформувати про зміну їх посадових обов’язків до дати набуття чинності нових інструкцій.

Зміни у структурі, введення нових посад і зміна штатного розпису оформлюються окремим наказом керівника. Саме через штатний розпис фіксується поява бухгалтерa із розрахунку зарплати та інспектора з кадрів, зміна чисельності та структури підрозділів, що рекомендовано як інструмент управління і доказ у трудових спорах, а дата введення змін повинна бути визначена наперед ст. 32 КЗпП, ст. 3 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX.

Обов’язки щодо заміщення на час відпусток можна закріпити двома способами. Якщо їх включити до посадових інструкцій головного бухгалтера і бухгалтера як елемент взаємозаміни, це також зміна істотних умов і вимагає повідомлення за ст. 32 КЗпП. Альтернативно, кожен випадок можна оформлювати тимчасовим суміщенням з окремим наказом і доплатою, що прямо випливає з визначення суміщення як додаткової роботи за іншою посадою в межах основного робочого часу без окремого трудового договору ст. 102-1 КЗпП.

Якщо працівник не погодиться працювати у нових умовах, трудовий договір може бути припинений за п. 6 ст. 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги. Для цього роботодавець має довести наявність змін в організації виробництва та праці і факт письмової відмови працівника від продовження роботи в нових умовах п. 6 ст. 36 КЗпП, ст. 44 КЗпП. У вашій ситуації це резервний, небажаний варіант, але його потрібно враховувати.

Підсумовуючи, у вашій ситуації потрібно як мінімум оформити наказ про зміни в структурі та штатному розписі, оновити і затвердити посадові інструкції, письмово повідомити бухгалтера й головного бухгалтера про зміну істотних умов праці, а для періодів відпусток – видавати накази про тимчасове покладення обов’язків або суміщення з доплатою.