Наслідки переходу між ПРРО без подачі нового 1-ПРРО

У ФОПа зараз фактично працює «незареєстрований» ПРРО Checkbox, бо він не внесений до Реєстру ПРРО через форму № 1‑ПРРО, тому розрахункові операції через нього податківці можуть розцінювати як проведені без зареєстрованого ПРРО і застосувати штрафи як за роботу без РРО/ПРРО; виправити ситуацію можна тільки шляхом належної реєстрації Checkbox (окремий ПРРО з власним фіскальним номером) або перереєстрації/зміни даних чинного ПРРО за правилами Порядку № 317 і припинення використання «самовільно» налаштованого ПРРО.

Обґрунтування

Фіскальний номер ПРРО прив’язаний до конкретної реєстраційної заяви і конкретного програмного рішення. ПРРО реєструють шляхом подання Заяви за формою № 1‑ПРРО в електронному вигляді, на підставі якої контролюючий орган присвоює ПРРО фіскальний номер і вносить його до Реєстру ПРРО. Для цього використовуються форми з кодами J/F1316605 «Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій (форма № 1-ПРРО).» Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій (форма № 1-ПРРО). Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій (форма № 1-ПРРО).

Якщо в особистому кабінеті зареєстрований лише ПРРО «Вчасно Каса», а Checkbox там не відображається, це означає що ПРРО Checkbox не зареєстрований. Самостійне «перенесення» фіскального номера з одного ПРРО в інший без подання Заяви 1‑ПРРО або без перереєстрації не передбачене, тому використання Checkbox із «чужим» для нього фіскальним номером не відповідає порядку реєстрації та ведення реєстру ПРРО. У Порядку прямо встановлено, що перереєстрація ПРРО або внесення змін у дані про ПРРО здійснюється тільки на підставі Заяви з відповідною позначкою, у тому ж порядку що й первинна реєстрація Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547.

Розрахункові операції через такий «незареєстрований» ПРРО ризикують бути визнаними операціями без зареєстрованого РРО/ПРРО. У разі перевірки податківці можуть вважати чеки Checkbox недійсними як розрахункові документи, оскільки вони сформовані програмою, яка не числиться у Реєстрі ПРРО за цим суб’єктом господарювання, і застосувати штрафи за проведення розрахункових операцій без належно зареєстрованого РРО/ПРРО. Ризик зростає, якщо обсяги через Checkbox істотні або є розбіжності з іншими даними обліку.

Правильне виправлення ситуації включає припинення роботи через «незареєстрований» ПРРО і належну реєстрацію. Порядок передбачає: 1) перереєстрацію ПРРО у разі зміни даних суб’єкта або господарської одиниці із поданням Заяви з позначкою «Перереєстрація»; 2) подання окремої Заяви про внесення змін у дані про ПРРО для відомостей, що не потребують перереєстрації (наприклад, зміни назви ПРРО тощо); 3) реєстрацію нового ПРРО при використанні іншого програмного рішення Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 14 червня 2016 року № 547. Якщо Checkbox фактично є іншим ПРРО, найбезпечніший варіант — зареєструвати його як новий ПРРО за формою № 1‑ПРРО, отримати для нього окремий фіскальний номер і надалі працювати лише через зареєстрований варіант.

Для мінімізації ризиків щодо вже пробитих чеків варто зібрати технічні докази та внутрішні акти. Доцільно звернутися до постачальників обох програм з проханням надати акти чи листи про порядок налаштування ПРРО, можливий технічний збій або особливості використання одного фіскального номера, а також скласти внутрішні акти, що пояснюють період та обсяг операцій через Checkbox. Такі документи не гарантують уникнення санкцій, але можуть стати аргументом при перевірці або в спорі з ДПС.

У підсумку, щоб зменшити ризики, ФОПу потрібно якнайшвидше припинити використання незареєстрованого ПРРО Checkbox, належно зареєструвати його (або коректно перереєструвати існуючий ПРРО) через форму № 1‑ПРРО і підготувати доказову базу щодо вже проведених операцій.