Правильне оформлення дистанційної роботи: основні рекомендації та поради

Правильне оформлення дистанційної роботи передбачає фіксацію форми роботи як «дистанційна» у трудовому договорі (або наказі на час воєнного стану), з визначенням місця виконання роботи, режиму, порядку комунікації та забезпечення обладнанням і компенсацій витрат. Пакет документів для дистанційника загалом такий самий, як при звичайному прийнятті, відмінність лише у формі організації праці та способах обміну документами.

Обґрунтування

Дистанційна робота – це форма організації праці, коли працівник виконує роботу поза приміщеннями роботодавця, у будь-якому місці за своїм вибором із використанням інформаційно-комунікаційних технологій. За таким працівником зберігаються усі звичайні трудові права і гарантії, у тому числі оплата праці, відпустки, лікарняні та стаж.

За загальним правилом трудовий договір про дистанційну роботу має укладатися у письмовій формі з використанням типової форми трудового договору, затвердженої центральним органом виконавчої влади. У договорі фіксують, що робота є дистанційною, описують трудову функцію, режим роботи, порядок комунікації, строки і форму звітності, а також умови забезпечення обладнанням та компенсації витрат.

Під час воєнного стану допускається спрощений варіант: за згодою сторін трудовий договір може фактично оформлюватися у вигляді заяви працівника про дистанційну роботу та наказу роботодавця про прийняття / переведення на дистанційну форму роботи. При цьому обов’язкові умови дистанційної роботи (форма організації праці, режим, комунікації, обладнання, компенсації) доцільно детально прописати саме в наказі або окремому договорі.

Для вже працюючого працівника переведення на дистанційну роботу оформлюють або додатковою угодою до трудового договору плюс наказом, або (на період воєнного стану, епідемії, загрози збройної агресії чи НС) лише наказом роботодавця з ознайомленням працівника не пізніше ніж через два дні з дати видання, але до початку дистанційної роботи. У такому випадку попередження за два місяці як при зміні істотних умов праці не застосовується.

Документи для дистанційника при прийнятті загалом стандартні: заява про прийняття, наказ про прийняття із зазначенням дистанційної форми, трудовий договір (у письмовій чи спрощеній формі залежно від обраного варіанту), а також обов’язкові кадрові документи й інформування працівника про місце роботи, права, обов’язки, режим, відпочинок та інші умови до початку роботи. Обмін документами та ознайомлення з наказами, ПВТР, інструкціями можна організувати дистанційно за допомогою електронних засобів зв’язку, у тому числі з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Питання обладнання й компенсацій потрібно окремо передбачити в договорі або наказі. Закон покладає на роботодавця обов’язок забезпечити дистанційного працівника необхідним обладнанням та засобами або встановити порядок і розмір компенсації за використання працівником власної техніки, програмно-технічних засобів, інтернету, електроенергії та інших витрат, пов’язаних із дистанційною роботою. Чим конкретніше це зафіксовано, тим менше підстав для спорів і для податкових претензій щодо таких виплат.

Підсумково, правильне оформлення дистанційної роботи зводиться до чіткого закріплення дистанційної форми праці, умов виконання роботи та обміну документами у трудовому договорі або наказі, із дотриманням загальних правил прийняття на роботу та інформування працівника.