Правила заповнення Картки П-2: що потрібно знати

Заповнювати картку П-2 потрібно на підставі оригіналів документів працівника, вносячи загальні дані про особу, прийняття та переведення, усі види відпусток, а також дані про навчання за рахунок роботодавця і підстави звільнення. Облік відпусток у розділі V є обов’язковим, решта відомостей заповнюються за структурою форми та підтверджувальними документами.

Обґрунтування

Особову картку П-2 заводять на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, у тому числі сумісників, тимчасових та сезонних працівників. Дані вносять на підставі паспорта, трудової книжки або відомостей про трудову діяльність, документів про освіту, військово-облікових документів, пенсійного посвідчення і інших підтверджувальних документів.

При первинному заповненні спочатку зазначають реквізити роботодавця і працівника. Вказують найменування підприємства, код ЄДРПОУ, дату заповнення, табельний номер працівника, його реєстраційний номер облікової картки платника податків, стать, вид роботи (основна чи за сумісництвом) та вклеюють фотокартку 3 × 4 см.

Розділ І «Загальні відомості» заповнюють за особистими документами працівника. З паспорта вносять прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, громадянство, місце проживання за реєстрацією і паспортні дані. З документів про освіту вносять рівень освіти, назву закладу, спеціальність, кваліфікацію, номер і дату диплома, рік закінчення, форму навчання. З трудової книжки чи відомостей з Реєстру зазначають останнє місце роботи, посаду, загальний стаж і дату та причину звільнення. За пенсійним посвідченням вказують вид пенсії за наявності. Сімейний стан, склад сім’ї та дітей зазначають зі слів працівника або за відповідними свідоцтвами, а також фіксують фактичне і зареєстроване місце проживання.

Розділ ІІ «Відомості про військовий облік» нині не є базою військового обліку, але може заповнюватися для загальної інформації. Військовий облік обов’язково організовують у вигляді Списків персонального військового обліку за додатком 5 до постанови КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Розділ ІІІ «Професійна освіта на виробництві» заповнюють тільки при навчанні за рахунок роботодавця. Тут фіксують підрозділ, де проходило навчання, період, вид і форму навчання, а також назву, номер і реквізити документа про підвищення кваліфікації чи іншу освіту.

Розділ IV «Призначення і переведення» заповнюють на підставі наказів про прийняття і переведення. У першому рядку фіксують прийняття із зазначенням дати, назви підрозділу, назви посади і коду за Класифікатором професій ДК 003:2010 Класифікатором професій ДК 003:2010, розміру окладу, номера і дати наказу, а працівник розписується за ознайомлення. Подальші рядки відводять для постійних переведень, тимчасові переведення тут не фіксують.

Розділ V «Відпустки» є ключовим для обліку відпусток, що прямо вимагає закон. Роботодавець зобов’язаний вести облік усіх наданих працівникам відпусток згідно зі ст. 10 Закону України «Про відпустки». У розділі зазначають вид відпустки (щорічна, додаткова, без збереження зарплати, соціальна, навчальна тощо), кількість днів, період, за який надано відпустку, дати початку і закінчення, номер і дату наказу.

У розділі «Додаткові відомості» вносять інформацію, що впливає на пільги і гарантії. Тут фіксують, наприклад, статус особи з інвалідністю, учасника бойових дій, чорнобильця, одинокої матері із зазначенням реквізитів документів, які підтверджують право на пільги.

При звільненні заповнюють рядок «Дата та причина звільнення». Вказують дату звільнення, формулювання причини з посиланням на відповідну норму КЗпП України Кодексу законів про працю, а працівник обов’язково розписується за ознайомлення із записом.

Зміни в персональних даних вносять коректурним способом на підставі документів. Неправильний запис закреслюють однією рискою і поруч або над ним вписують правильний, із зазначенням підстави в «Додаткових відомостях», але без використання коректора.

Якщо в якомусь розділі, переважно у розділі V «Відпустки», закінчилися рядки, картку продовжують на новому бланку П-2. На новому бланку зазначають «Продовження особової картки», табельний номер, ПІБ, дату народження і далі заповнюють тільки ті розділи, де не вистачило місця, залишивши решту даних в основній картці.

Таким чином, правильне заповнення П-2 полягає у повному й системному внесенні підтверджених документами даних працівника, фіксації всіх кадрових подій і відпусток та акуратному внесенні змін і продовжень.