Оформлення на роботу особи з інвалідністю: достатність документів

Так, для оформлення на роботу достатньо й копії/електронного Витягу, але для застосування ставки ЄСВ 8,41% потрібен саме належним чином засвідчений оригінал Витягу (у паперовій або електронній формі PDF з е‑печаткою МОЗ), а не його копія чи «скрін» без перевірки підпису.

Обґрунтування

1. Для прийняття на роботу головне – наявність документа про інвалідність, а не його формат.
КЗпП дозволяє роботодавцю вимагати документи про стан здоров’я при укладенні трудового договору, а для осіб з інвалідністю – документ, що підтверджує інвалідність. Для цього може бути використаний Витяг експертної команди у паперовій або електронній формі, який працівник вже подавав до ПФУ при призначенні пенсії. Такий документ достатній, щоб у кадрових документах зафіксувати статус особи з інвалідністю та надалі враховувати її у «інвалідному» нормативі, за умови що це саме офіційний Витяг, а не довільна копія.

2. Для ставки ЄСВ 8,41% закон прямо вимагає належним чином засвідчений Витяг.
Підтвердженням встановлення працівнику інвалідності для цілей ЄСВ є належним чином засвідчений Витяг з рішення експертної команди, отриманий відповідно до постанови КМУ від 15.11.2024 №1338, або копія довідки МСЕК, виданої до 01.01.2025. Нарахування ЄСВ за ставкою 8,41% здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника таких документів і тільки протягом строку, встановленого рішенням про інвалідність, оформленим за цією постановою. Це прямо випливає з абз. 7–8 підпункту 5 пункту 2 розділу III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449 від 20.04.2015 №449 та постанови КМУ від 15.11.2024 №1338 від 15.11.2024 №1338.

3. Що вважається «належним чином засвідченим» Витягом.
Офіційний Витяг може бути:
– у електронній формі PDF, підписаний е‑печаткою МОЗ, справжність якого підтверджується протоколом перевірки підпису;
– у паперовій формі з підписом уповноваженої особи медзакладу та його печаткою.
У такому вигляді електронний файл або паперовий оригінал і є «належним чином засвідченим» Витягом. Нотаріально посвідчена копія, ксерокопія, скан без перевірки е‑підпису не визнаються підставою для ставки 8,41%, що окремо підтверджено податковими роз’ясненнями у форматі Податкова консультація (ЗІР).

4. Якщо працівник відмовляється надавати оригінал/офіційний електронний Витяг.
Податкова служба наголошує, що надання документів, які підтверджують статус особи з інвалідністю, є правом, а не обов’язком працівника, тому роботодавець не має права вимагати та не може застосовувати ставку 8,41% без таких документів. У цьому разі до всіх доходів працівника застосовується звичайна ставка ЄСВ 22% Податкова консультація (ЗІР).

Підсумок.
Для самого прийняття на роботу – ваш електронний Витяг достатній. Для застосування ЄСВ 8,41% потрібно отримати від працівника саме належним чином засвідчений Витяг: або PDF з е‑печаткою МОЗ (збережений і перевірений з протоколом), або паперовий оригінал з підписом і печаткою медзакладу. Якщо працівник принципово цього не надає, ЄСВ слід нараховувати за ставкою 22%.