Обов'язковість ведення карток П-2 для ТОВ та ФОП

Вести особові картки як такі обов’язково і для ТОВ, і для ФОП, але саме типову форму П‑2 закон не робить обов’язковою, роботодавець може затвердити іншу форму з необхідними реквізитами та обліком відпусток.

Обґрунтування

Обов’язковість особової картки як кадрового документа. Особова картка належить до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників і повинна вестися усіма роботодавцями, у тому числі ФОП, які використовують найману працю. Це прямо випливає з норм Інструкції зі статистики кількісного складу працівників, що поширюються і на юридичних осіб, і на фізичних осіб‑підприємців. п. 1.6 Інструкції

Форма П‑2 не є обов’язковою. Типова форма особової картки П‑2 затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495‑656, але цей наказ не встановлює прямого обов’язку для роботодавців застосовувати саме цю форму. Мінекономіки у листі від 25.09.2024 підтвердило право роботодавця обирати іншу форму документа для обліку даних про працівників.

ТОВ як роботодавець. Для ТОВ особові картки входять до стандартного набору кадрових документів роботодавця (разом з наказами про прийняття і звільнення, табелями, особовими справами тощо). Але ТОВ може розробити власну форму особової картки замість П‑2, за умови, що вона забезпечує повноту обліку персональних даних і трудових подій.

ФОП як роботодавець. Для ФОП, що використовують найману працю, Інструкція зі статистики кількості працівників діє так само, тому ведення особових карток працівників є обов’язковим. Проте форма № П‑2 затверджена для підприємств і не прив’язана прямо до ФОП, тому підприємець може або застосовувати П‑2, або затвердити іншу власну форму особової картки. Інструкції № 286

Облік відпусток. Стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує роботодавця вести облік відпусток працівників. ст. 10 У формі П‑2 уже є спеціальний розділ для цього, тому її застосування зручно і для ТОВ, і для ФОП. Якщо роботодавець відмовляється від П‑2, він повинен забезпечити облік відпусток іншим затвердженим документом.

Підсумково. Обов’язковим є сам факт ведення особових карток та обліку відпусток, а форма П‑2 для ТОВ і ФОП є рекомендованою та зручною, але може бути замінена на іншу внутрішньо затверджену форму з еквівалентним змістом.