Як звільнити працівника, що втік за кордон під час відрядження

Доцільно не звільняти «заднім числом» за власним бажанням, а або погодитись на звільнення за власним бажанням поточною датою, або (якщо зв’язку немає / не бажаєте приймати заяву) – після спливу 4 місяців від першої неявки звільнити за відсутність на роботі та зв’язку понад 4 місяці за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Обґрунтування

Звільнення за прогул за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП потребує дотримання дисциплінарної процедури. Необхідно витребувати від працівника письмові пояснення та перевірити наявність поважних причин, а також дотримати строки накладення стягнення. Якщо працівник не виходив на зв’язок, виконати обов’язок щодо отримання пояснень практично неможливо, отже звільнення саме «за прогул» несе високий ризик оскарження. Це прямо підкреслюється в профільних роз’ясненнях, де наголошено, що сам факт відсутності без пояснень не дає роботодавцю права звільнити за прогул без дотримання процедури дисциплінарного стягнення, зокрема вимоги ст. 149 КЗпП про письмові пояснення.

Для ситуації, коли працівник не з’являється понад 4 місяці і відсутній зв’язок, закон прямо передбачає спеціальну підставу – п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Ця норма застосовується, якщо одночасно виконуються дві умови: працівник відсутній на роботі понад 4 місяці поспіль та немає інформації про причини такої відсутності протягом цього строку. Звільнення за цією підставою не є дисциплінарним стягненням, не вимагає отримання пояснень і погодження з профспілкою, тому з точки зору процедурних ризиків вона є безпечнішою для роботодавця у випадках тривалої відсутності та відсутності зв’язку.

Надіслана сьогодні заява працівника на електронну пошту формально дає підставу для звільнення за власним бажанням за ст. 38 КЗпП, але лише з дати, з якої роботодавець вважається належно попередженим. Якщо у заяві зазначена раніша дата звільнення (наприклад минулий місяць), звільняти цією минулою датою не рекомендується, оскільки це тягне порушення обов’язку провести повний розрахунок у день звільнення згідно зі ст. 116 КЗпП, а отже – ризики фінансових санкцій. Належним варіантом є або погодити звільнення за власним бажанням із поточною датою, або, якщо ви не бажаєте йти цим шляхом, продовжувати фіксацію відсутності та після спливу 4 місяців застосувати п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Отже, з огляду на вже наявний чотиримісячний період відсутності та відсутність належно оформлених пояснень, з позиції мінімізації ризиків для роботодавця найбільш коректною підставою є саме п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Якщо ж ви все ж приймаєте заяву і працівник не заперечує, можна погодити звільнення за власним бажанням поточною датою, але не заднім числом. Такий підхід узгоджується з практичними рекомендаціями щодо вибору між прогулом та «4-місячною відсутністю», де головним критерієм вважається наявність/відсутність зв’язку з працівником і можливість дотриматися дисциплінарної процедури.

Алгоритм дій

1. Оцінити заяву

   • Перевірте дату, з якої працівник просить звільнити.
   • Якщо це минула дата, не звільняйте «заднім числом». Запропонуйте працівнику погодити звільнення поточною датою (або з дати, не ранішої дати надходження заяви).

2. Якщо погоджуєте звільнення за власним бажанням

   • Оформіть наказ про звільнення за ст. 38 КЗпП поточною датою.
   • У день звільнення проведіть повний розрахунок та оформіть документи (наказ, повідомлення про нараховані суми, запис у трудову книжку за потреби).

3. Якщо не приймаєте заяву / немає зворотного зв’язку

   • Продовжуйте фіксувати відсутність актами та відміткою «НЗ» у табелі.
   • Після спливу 4 місяців поспіль від першого дня неявки та відсутності інформації про причини відсутності підготуйте наказ про припинення трудового договору за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
   • У наказі посилайтесь на акти відсутності та інші документи, що підтверджують відсутність зв’язку.
   • У день звільнення здійсніть нарахування всіх належних сум і надішліть працівнику повідомлення про звільнення і можливість отримати виплати та трудову книжку.

Ризики / нюанси

Основний ризик – спроба звільнення за прогул без дотримання процедури дисциплінарного стягнення та без пояснень. У такому разі велика ймовірність поновлення працівника на роботі через суд із компенсацією середнього заробітку за час вимушеного прогулу. Застосування п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП за наявності безперервної 4-місячної відсутності та належно задокументованого факту відсутності зв’язку істотно знижує ці ризики.