Оформлення відрядження на власному авто з корпоративною карткою

Можна оформити так: наказом про відрядження та окремим внутрішнім документом (наказ / розпорядження або довіреність) про використання конкретної паливної картки іншим працівником, плюс подорожній лист і підтвердні документи АЗС.

Обґрунтування

Для цілей оподаткування важливо підтвердити і факт відрядження, і зв’язок витрат на пальне з господарською діяльністю, а не особистими потребами працівника. Витрати на проїзд у відрядженні не включаються до оподатковуваного доходу працівника за наявності підтвердних документів та за умови зв’язку поїздки з діяльністю роботодавця, зокрема проїзних документів, готельних рахунків або інших документів, що підтверджують фактичне перебування у відрядженні та зв’язок із господарською діяльністю роботодавця п. 170.9.1 Податкового кодексу України.

Паливо, оплачене корпоративною карткою, підтверджується документами АЗС і випискою з рахунку. До підтвердних документів належать, зокрема, чеки, рахунки та документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти п. 170.9.1 Податкового кодексу України. Тому використання паливної картки, оформленої на іншого працівника, саме по собі не створює доходу для відрядженого, якщо є належні документи і зрозуміло, що паливо використане для службової поїздки.

Щоб зняти питання до підзвітних розрахунків, бажано закріпити право користування конкретною карткою за відрядженим працівником. Для цього достатньо наказу/розпорядження керівника або внутрішньої «довіреності» на використання паливної картки, в якому вказують ПІБ обох працівників, реквізити паливної картки, строк і мету використання та порядок звітування.

Алгоритм дій

1. Наказ про відрядження.
   У наказі вкажіть маршрут, строки, мету, розмір добових та формулювання на кшталт: «відрядження здійснюється на власному автомобілі працівника (марка, держномер) з використанням корпоративної паливної картки №…».

2. Наказ / розпорядження про використання паливної картки.
   Коротке формулювання, наприклад:
   «Дозволити працівнику ПІБ (посада) на період відрядження з __ по __ використовувати паливну корпоративну картку №…, емітовану на ім’я ПІБ (посада), виключно для заправки автомобіля марки…, держномер…, що використовується у службових цілях. Зобов’язати працівника ПІБ надати всі первинні документи АЗС (чеки, квитанції) разом з авансовим/службовим звітом».
   З наказом ознайомлюють обох працівників.

3. Подорожній (маршрутний) лист.
   Власна форма з обов’язковими реквізитами: дата, маршрут, мета поїздки, показники спідометра, кількість виданого та фактично витраченого пального. Це підтверджує, що витрати на пальне пов’язані з відрядженням, а не з особистими поїздками.

4. Підтвердні документи АЗС.
   Вимагайте:

   • фіскальні чеки/рахунки з АЗС із зазначенням дати, місця, виду та обсягу пального;
   • банківську виписку або відомості по рахунку до корпоративної картки, які підтверджують списання коштів.

5. Звіт працівника.
   Після повернення працівник подає звіт (форма на розсуд підприємства) із доданими: наказом про відрядження, подорожнім листом, чеками з АЗС та, за потреби, випискою по картці. Це дозволяє віднести витрати на пальне до витрат на відрядження в обліку без утворення оподатковуваного доходу працівника.

Ризики / нюанси

1. Хто є підзвітною особою. Формально платіжний інструмент оформлений на іншого працівника, але витрати фактично несе підприємство. Тому важливо, щоб у внутрішніх документах було чітко видно, що:

• картка використовується за дорученням підприємства;
• витрати прив’язані до конкретного відрядження та авто.

2. Відсутність подорожнього листа чи підтвердних документів. Якщо немає документів, що підтверджують витрати і зв’язок з відрядженням, вартість пального податківці можуть розцінити як додаткове благо працівника з оподаткуванням ПДФО і військовим збором за правилами п. 170.9 ПКУ п. 170.9.1 Податкового кодексу України.

Підсумок: ключове – зафіксувати в наказах право працівника користуватися «чужою» паливною карткою для відрядження, оформити маршрут і показники авто подорожнім листом та зібрати чеки й виписку по картці як підтвердження витрат.