Бухоблік пального при оренді авто з екіпажем: нюанси підтвердження

У орендаря паливо списують до витрат за рахунками 23, 91–94 у кореспонденції з 203 в межах затверджених норм, а документами для списання є подорожні листи та акт (або зведена відомість) на списання палива. Паливо має списуватися на підставі належно оформлених первинних документів з обов’язковими реквізитами і даними про пробіг та фактичну витрату.

Обґрунтування

За договором найму транспортного засобу з екіпажем управління та технічна експлуатація авто здійснюються екіпажем наймодавця, який не припиняє трудових відносин з наймодавцем, а витрати на утримання екіпажу несе наймодавець. Це означає, що орендар не несе витрат на оплату праці екіпажу і відображає лише власні витрати, зокрема на паливо, якщо за договором вони покладені на нього. Норми про такий договір встановлені у Цивільний кодекс України.

Бухгалтерський облік палива передбачає, що фактичну витрату в межах нормативу списують з кредиту субрахунку 203 «Паливо» у дебет рахунків 15, 20, 23, 28, 91, 92, 93, 94. Конкретний рахунок витрат залежить від того, для яких цілей використовується автомобіль у господарській діяльності.

Списання палива здійснюється на підставі первинних документів, які фіксують фактичне витрачання ПММ. Для автотранспорту таким документом є подорожній лист, який має містити дані про маршрут, пробіг, показники спідометра, витрачену кількість пального та інші реквізити, що дають змогу ідентифікувати господарську операцію.

Типової форми подорожнього листа зараз немає, тому підприємство затверджує власну форму наказом керівника. У формі потрібно передбачити всі обов’язкові реквізити первинного документа, а також спеціальні показники для підтвердження обсягу виконаних транспортних робіт і витрат палива, зокрема маршрут, пробіг та інформацію про пальне.

Подорожній лист фіксує витрати в натуральних одиницях, тому для відображення сум у бухгалтерському обліку доцільно складати акт списання палива або зведену відомість за період. На підставі цих документів бухгалтер визначає загальну кількість та вартість палива, що списується, і робить проводки по дебету відповідних рахунків витрат та кредиту 203.

Нормативні витрати палива підприємство встановлює самостійно на підставі внутрішнього наказу. Для цього можуть використовуватися Методичні рекомендації ДП «ДержавтотрансНДІпроект» та власні коригуючі коефіцієнти, які також затверджують внутрішнім документом. Це дозволяє обґрунтувати списання палива в межах норм.

У підсумку у орендаря при оренді авто з екіпажем паливо обліковують на субрахунку 203 та списують на виробничі або операційні витрати за даними подорожніх листів і затвердженого акта (відомості) списання, з урахуванням затверджених на підприємстві норм витрат.