Постачальник вимагає вказувати "матеріали" замість конкретних товарів для ФОП

Це небажано і ризиковано: у накладній має бути такий зміст операції і номенклатура, щоб товар можна було однозначно ідентифікувати, а загальне слово «матеріали» цьому не відповідає. Якщо постачальник не деталізує назви хоча б до рівня групи чи виду товару, варто вимагати виправлення документів або оформлювати додаткові документи з розшифруванням.

Обґрунтування

Первинні документи є підставою для обліку та підтвердження реальності операцій. Вони мають містити обов’язкові реквізити, зокрема «зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції» і назву суб’єкта, від імені якого складений документ. ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає цей перелік обов’язкових реквізитів первинних документів. ч. 2 ст. 9

Закон не вимагає «наддеталізації», але вимагає зрозумілого змісту операції. Формулювання типу «матеріали» не дає можливості ідентифікувати, що саме придбано. Це створює ризик, що контролюючі органи не визнають такі документи належним підтвердженням господарської операції, оскільки з них неможливо встановити номенклатуру товару і його зв’язок із подальшим використанням чи продажем.

Безпечний підхід — вимагати хоча б групову, але конкретну назву товару. Наприклад, «будівельні матеріали: цемент М400», «автозапчастини: амортизатор передній» тощо. Такий рівень деталізації відповідає вимозі про зміст операції і дозволяє співставити придбаний та реалізований товар або використання у діяльності. Якщо постачальник відмовляється, ФОП може для себе деталізувати номенклатуру у внутрішніх документах, але це не замінює належно оформленої накладної з боку постачальника.

Неістотні недоліки допустимі, але втрата можливості ідентифікації — це вже не «дрібна помилка». Закон прямо допускає неістотні недоліки у первинних документах, якщо вони не заважають ідентифікувати особу, дату, назву підприємства, зміст та обсяг операції. Коли вказано лише «матеріали», зміст операції стає надто розмитим, що виходить за межі допустимих недоліків. Ч. 1 та 2 ст. 9

Підсумок: формулювання «матеріали» без будь-якої конкретизації не відповідає вимогам до змісту первинного документа, тож його слід змінити на більш конкретну назву товару або групи товарів.

Алгоритм дій

1. Поясніть постачальнику вимоги до первинних документів. Посилайтеся на ч. 2 ст. 9 Закону №996-ХІV щодо змісту господарської операції у первинних документах.
2. Попросіть деталізувати номенклатуру. Наполягайте хоча б на вказанні виду або групи товару з коротким описом, щоб можна було однозначно зрозуміти, що купується.
3. За потреби оформіть додатковий документ. Якщо постачальник принципово не змінює підхід, просіть скласти додаток або акт з розшифруванням позицій до загальної накладної.
4. Ведіть власну деталізовану номенклатуру. У внутрішніх документах ФОПа зафіксуйте відповідність загальних назв постачальника вашим детальним позиціям, щоб зменшити ризики при перевірках.

Ризики / нюанси

Основний ризик — невизнання витрат або перекваліфікація товару. Якщо за документами неможливо ідентифікувати, що придбано, податкові органи можуть ставити під сумнів реальність операції та право на витрати чи інші податкові наслідки.

Чим конкретніша номенклатура в накладних, тим нижчий ризик спорів. Тому краще одразу вибудувати з постачальниками практику нормального заповнення номенклатури, ніж доводити реальність операції під час перевірки.