Ризики неподачі податкових розрахунків за зарплату директора ТОВ

У періоді лютий–березень податкова та Держпраці можуть розцінити ситуацію як наявність трудових відносин із директором без нарахування йому зарплати і без подання Об’єднаного розрахунку, а це ризик донарахування мінімальної зарплати, ЄСВ, ПДФО, ВЗ і штрафів; безпечного «заднього» варіанту виправити це вже без нарахувань за лютий–березень немає.

Обґрунтування

Факт внесення особи як керівника до ЄДР означає, що виконавчий орган товариства вже створений і діє. Для неї це виглядає як початок виконання повноважень директора з дати держреєстрації керівника, незалежно від того, чи був фактичний господарський рух.

Якщо з такою особою не оформляли корпоративну модель управління без трудового договору, контролюючі органи вважають відносини трудовими. У такому разі принцип «є робота – є зарплата» означає, що директору має бути встановлена оплата не нижче мінімальної зарплати за повний місяць, а на цю суму має нараховуватися ЄСВ і відображатися в Податковому розрахунку як штатний працівник.

Відсутність директора в Об’єднаній звітності за лютий–березень при наявності запису в ЄДР створює подвійний ризик. По‑перше, як ненарахування мінімальної зарплати та ЄСВ директору за ці місяці з можливим донарахуванням і фінансовими санкціями за ЄСВ. По‑друге, як неподання/неповне подання Податкового розрахунку, якщо виправлення потягне зміну сум ПДФО/ВЗ та кола платників податку, що дає підставу для штрафу за п. 119.1 ПКУ, про який прямо говориться як про 1020/2040 грн за сукупне порушення, а не за кожен розрахунок окремо п. 119.1 Податкового кодексу України, п. 119 ПКУ.

Крім фінансових санкцій, можливі й адміністративні штрафи для посадових осіб. По лінії ПДФО – за неподання/несвоєчасне подання відомостей про доходи фізосіб передбачений адмінштраф для посадових осіб за ст. 163-4 КУпАП ст. 163-4 Кодексу України про адміністративні правопорушення. По лінії ЄСВ – за неподання або недостовірні дані в частині ЄСВ-звітності можливий адмінштраф за ст. 165-1 КУпАП ст. 165-1 КУпАП.

Повна відсутність Об’єднаних розрахунків за початкові місяці може трактуватися як одне порушення, навіть якщо місяців кілька. Це узгоджується з підходом, коли штраф за п. 119 ПКУ накладають один за сукупність порушень, а не за кожен період, за умови, що до платника вже не застосовувався аналогічний штраф протягом року п. 119 ПКУ.

Повністю «обнулити» директора на лютий–березень зараз практично неможливо. Заднім числом змінити дату початку повноважень у ЄДР без формальних підстав не вдасться, а відсутність статутної моделі управління «власник без директора» не дозволяє обґрунтувати відсутність трудових відносин у цей проміжок.

Алгоритм дій

1. Проаналізуйте документи щодо першого директора. Перевірте, чи був будь-який письмовий трудовий договір/наказ, чи є рішення учасників про умови його роботи і оплату, чи є хоч якісь підтвердження фактичного виконання ним функцій.

2. Визначіться зі стратегією виправлення. Консервативний варіант – визнати, що директор фактично працював, донарахувати йому мінімальну зарплату за лютий–березень, донарахувати ЄСВ, ПДФО, ВЗ, сплатити внески і подати уточнюючі Податкові розрахунки за ці місяці з відображенням директора в додатку 1 та 4ДФ; це зніме питання щодо стажу і мінімальних гарантій, але не виключить штрафів за пізнє подання.

3. Оцініть можливість мінімізації претензій. Якщо є аргументи, що фактичної роботи директор не виконував (номінальне внесення в ЄДР, відсутність доступу до рахунку, відсутність документів, підписаних ним у цей період), можна готувати пояснення, що трудові відносини фактично не виникли, але це захисна позиція з процесуальним ризиком і без гарантій результату.

4. Надалі не допускайте «порожніх» періодів директора в ЄДР без відображення в звітності. Якщо директор є і працює – оформлюйте прийняття, нараховуйте не менше мінімальної зарплати і показуйте в Об’єднаній звітності з першого місяця його повноважень. Якщо плануватимете модель управління власником без трудових відносин, відразу передбачте це в статуті і правильно оформлюйте рішення та реєстрацію.

Підсумовуючи, безболісно «проігнорувати» лютий–березень уже не вийде, тому варто або проактивно донарахувати мінімальні суми і подати уточнення, або свідомо обрати захисну позицію і бути готовими відстоювати її у разі перевірки.