Втрата документів після пожежі: порядок дій та консультація

Потрібно провести інвентаризацію та скласти опис знищених документів.

На сьогоднішній день, якщо Ви не перебуваєте на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях, включених до Переліку № 309 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1668-22#Text), то ДПС не приймає Повідомлення про знищення документів, як це передбачено п. 69.28 пр. 10 р. ХХ ПКУ. На жаль.

Тому залишається лише повідомити ДПС в загальному порядку ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231208#n1110)

1. Платник податків зобов'язаний письмово повідомити податкову за місцем обліку про втрату первинки протягом 5 днів від дати такої події. Акт ДСНС для цього повідомлення не обов'язковий.

2. До повідомлення необхідно додати документи, які підтверджують настання події, унаслідок якої відбувалася втрата, пошкодження чи знищення первинних документів (наприклад, довідку з поліції чи акт про втрату документів).

3. Для відновлення первинки платнику податків відведено 90 календарних днів, з дня наступного за днем повідомлення про це податківців.

Форма повідомлення - довільна, це означає, що потрібно викласти всі обставини, що призвели до втрати документів, податкові (звітні ) періоди, а також загальний перелік документів, за можливості, із реквізитами. Повідомлення, що подається, повинно бути підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, якщо він є. Таке повідомлення платник цілком може надіслати через електронний кабінет у меню «Листуванні з ДПС».

Разом з повідомленням податківці хочуть бачити копії заяви/повідомлення, поданого правоохоронцям, і документа, що підтверджує його прийняття/реєстрацію (лист від 22.08.2017 №1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК. Вважаємо, що не зайвим буде прикласти наказ про призначення комісії для встановлення переліку документів і розслідування причин їх пропажі та знищення.

Керівник підприємства має видати розпорядчий документ про створення комісії для службового розслідування причин втрати документів. Ця комісія також повинна займатися аудитом втраченої первинної документації та її відновленням. Після цього затверджується акт про втрату або знищення документів, який зазвичай оформлюється у вигляді таблиці з графами, що відповідають зведеному акту про вилучення документів для знищення.

Документи, які відновлюються, підписують посадові особи, які зараз є відповідальними особами підприємства. У правому верхньому куті відновленого документа потрібно зазначити "Відновлено" з посиланням на дату та номер акта комісії або наказу керівника, яким затверджено факт знищення документів під час бойових дій. Оскільки мова про відновлення, то відновлені документи мають бути датами оргіналів.

Зразки:

Акт про втрату документів

Повідомлення про втрату первинних документів

Наказ про створення комісії для проведення розслідування, щодо знищеної кадрової документаці

Акт про знищені та відсутні первинні документи

Лист-запит щодо надання копій знищених пожежею документів

Раді допомогти, звертайтесь ще!