Первинні документи для ФОПів-дистиляторів: які потрібні для витрат

Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів. Формування показників податкового обліку без документального підтвердження не допускається.

Для ФОП на загальній системі оподаткування склад витрат визначається ст. 177 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Витрати враховуються за умови їх оплати, документального підтвердження та безпосереднього зв’язку з отриманням доходу.

Первинні документи, незалежно від того, складені вони у паперовій чи електронній формі, повинні містити обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, зокрема назву документа, дату складання, реквізити сторін, зміст і обсяг господарської операції та підписи відповідальних осіб.

Документи, які підтверджують витрати малого виробника дистилятів, можна умовно поділити на кілька груп.

При придбанні сировини та інгредієнтів у юридичних осіб або інших ФОП підтвердженням витрат є договори постачання, видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури (інвойси), а факт оплати підтверджується платіжними інструкціями (дорученнями), банківськими документами або фіскальними чеками.

Якщо плодово-ягідна чи зернова сировина закуповується у фізичних осіб, оформляється закупівельний акт (окремо на кожного продавця) або закупівельна відомість, якщо одночасно проводяться розрахунки з кількома продавцями. За наявності довідки за формою № 3-ДФ, що підтверджує наявність у продавця земельної ділянки, ФОП не утримує із суми виплати податок на доходи фізичних осіб та військовий збір. Якщо довідка за формою № 3-ДФ не подана, ФОП як податковий агент зобов’язаний утримати ПДФО та військовий збір.

Наприклад, при закупівлі сировини у фізичної особи без довідки № 3-ДФ на суму 10 000 грн:
ПДФО = 10 000 × 18% = 1 800 грн.
ВЗ = 10 000 × 5% = 500 грн.
До виплати продавцю = 10 000 − 1 800 − 500 = 7 700 грн.

Оскільки виробництво дистилятів є виробничим процесом, необхідно документально підтверджувати використання сировини та вихід готової продукції. Для цього оформлюються технологічні карти або затверджені норми витрат, у яких визначається технологія виробництва та нормативне використання сировини на одиницю готової продукції. Передача матеріалів у виробництво підтверджується накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів. Фактичний обсяг використаної сировини та кількість отриманого дистиляту, а також головних і хвостових фракцій, якщо це передбачено технологічним процесом, фіксуються у звіті про виробництво або акті про виробництво дистиляту. На підставі цих документів складається акт списання сировини та матеріалів.

Для підтвердження інших витрат, безпосередньо пов’язаних із виробництвом дистилятів, відповідно до пп. 177.4.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text використовуються договори з постачальниками комунальних послуг, рахунки, акти наданих послуг та платіжні документи щодо електроенергії й водопостачання.

Витрати на розрахунково-касове обслуговування підтверджуються банківськими виписками, які містять усі обов’язкові реквізити первинного документа, зокрема зміст операції та суму банківської комісії. Якщо у діяльності використовується орендоване приміщення, підтвердженням витрат є договір оренди, акти приймання-передачі або акти надання послуг оренди.

У разі використання власного обладнання (дистилятора, бочок тощо) підтвердженням є розрахунок амортизації такого обладнання, що використовується у господарській діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!