Документи для звітності по відрядженню: що потрібно мати

Ні, готель не зобов’язаний оформляти акт наданих послуг фізичній особі, яка перебуває у відрядженні. Для підтвердження витрат на проживання достатньо рахунку готелю та фіскального чека РРО/ПРРО.

Окремий акт наданих послуг при наданні готельних послуг фізичним особам не є обов’язковим. Відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80 основним документом, що підтверджує проведення розрахункової операції, є розрахунковий документ (фіскальний чек РРО/ПРРО). Підпункт 170.9.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text передбачає, що витрати на проживання підтверджуються документами, отриманими від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання. Таким документом є рахунок готелю (рахунок, інвойс), у якому зазначаються ПІБ відрядженого працівника, дати проживання, вартість номера та перелік наданих послуг.

Отже, рахунок готелю разом із фіскальним чеком РРО/ПРРО є достатнім підтвердженням витрат у бухгалтерському та податковому обліку. Акт наданих послуг у такому випадку не потрібний.

Після повернення з відрядження працівник має надати документи, що підтверджують понесені витрати. Для проживання це оригінал рахунку готелю із зазначенням ПІБ відрядженого працівника, дат проживання, категорії номера та деталізації вартості послуг, а також оригінал фіскального чека РРО/ПРРО.

Якщо оплата здійснювалася платіжною карткою (особистою або корпоративною), додатково подається документ, що підтверджує списання коштів, зокрема виписка з банківського рахунку або інший документ про виконання платіжної операції (пп. 170.9.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).

Також працівник подає транспортні документи: оригінали або електронні квитки, багажні квитанції, а у разі авіаперельоту за електронним квитком — посадковий талон.

Відповідно до пп. 170.9.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text авансовий звіт є обов’язковим лише у двох випадках: якщо у працівника виник оподатковуваний дохід (наприклад, перевищення неоподатковуваних норм або непідтверджені витрати) або якщо під час відрядження використовувалася готівка понад суму добових витрат. Якщо всі витрати оплачено безготівково і оподатковуваний дохід не виникає, Податковий кодекс не вимагає обов’язкового подання авансового звіту, однак підприємство може встановити таку вимогу у своєму внутрішньому Положенні про відрядження.

Підтвердні документи, а також авансовий звіт, якщо його подання є обов’язковим, подаються до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершилося відрядження (пп. 170.9.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).

Раді допомогти, звертайтесь ще!