Як правильно оформити конференцію без оформлення відрядження

Щоб провести конференцію без оформлення службових відряджень, захід слід документально оформити як корпоративне навчання (виїзний семінар, тренінг) або представницький чи рекламно-маркетинговий захід. Для списання витрат необхідно підтвердити їх зв’язок із господарською діяльністю підприємства та не допустити персоніфікації витрат на окремих працівників.

Документальне оформлення має відповідати вимогам Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 та статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text щодо оформлення первинних документів. Закон України «Про особливості регулювання діяльності юридичних осіб окремих організаційно-правових форм у перехідний період та обєднань юридичних осіб» № 4196 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4196-20#Text також регулює відповідні питання після втрати чинності Господарським кодексом України.

Для підтвердження господарської спрямованості витрат, які обліковуються як адміністративні витрати або витрати на збут відповідно до НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text, доцільно оформити такі документи.

Наказ керівника про проведення конференції, семінару або навчального заходу. У наказі потрібно визначити мету проведення заходу (наприклад, підвищення кваліфікації працівників, навчання новим технологіям, презентація продукції, проведення переговорів із партнерами), місце та строки проведення, перелік учасників, відповідальних осіб, передбачити доставку учасників транспортом підприємства, централізовану організацію проживання та харчування, а також складання звіту за результатами проведення заходу.

Програму конференції або семінару із зазначенням тематики, доповідачів, розкладу роботи та тривалості окремих заходів. Зміст програми має підтверджувати виробничу або навчальну мету проведення конференції.

Кошторис витрат, затверджений керівником, із зазначенням планових витрат на транспорт, пальне, оренду приміщень, проживання, харчування та інші організаційні витрати.

Після завершення заходу оформлюється звіт відповідальної особи із зазначенням проведених заходів, досягнутих результатів, кількості учасників та фактично понесених витрат.

До звіту додаються первинні документи. Для використання транспорту підприємства — подорожні листи або інші документи, що підтверджують маршрут, а також документи на списання пального. Для проживання — договір із готелем, укладений на підприємство, акт наданих послуг і рахунок на загальну суму за проживання групи учасників без визначення вартості проживання кожного працівника окремо. Для харчування — договір, акт та рахунок на організацію кейтерингу, фуршету або іншого виду загального харчування без розподілу вартості між конкретними особами.

Найбільший податковий ризик пов'язаний із можливістю визнання вартості проїзду, проживання або харчування додатковим благом працівників відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Щоб уникнути виникнення такого доходу, доставку учасників до місця проведення конференції доцільно здійснювати транспортом підприємства. У такому разі працівники не отримують індивідуального доходу, а витрати на пальне та експлуатацію автомобіля підтверджуються подорожніми листами та документами на списання пального.

Харчування бажано організувати у формі кейтерингу, фуршету або шведського столу, коли неможливо визначити вартість споживання кожною конкретною особою.

Проживання рекомендується оплачувати виключно за договором між підприємством та готелем шляхом безготівкового розрахунку. У первинних документах бажано зазначати загальну послугу з розміщення групи учасників без визначення вартості проживання кожного працівника окремо.

Якщо контролюючий орган зможе персоніфікувати витрати на проживання або харчування, їх можуть визнати додатковим благом працівників. У такому разі ПДФО обчислюється із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до пункту 164.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, військовий збір справляється за ставкою 5 % із вартості наданої послуги без застосування натурального коефіцієнта, а на суми такого доходу також може нараховуватися ЄСВ відповідно до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17.

Оскільки захід не оформлюється як службове відрядження, добові працівникам не виплачуються.

Раді допомогти, звертайтесь ще!