Вимоги до первинних документів для ФОП 2 групи діяльності

Для ФОП 2-ї групи (послуги дизайну та поліграфії) «самої лише книги» недостатньо. Обов’язково потрібні первинні документи на доходи (Z-звіти ПРРО, банківські виписки, акти), повний пакет кадрових документів на найманих працівників, а також своєчасна сплата фіксованих податків і подання квартальної та річної звітності.

Ні, вести лише книгу (облік доходів у довільній формі відповідно до Податкового кодексу України, п. 296.1) недостатньо. Оскільки ви надаєте послуги, застосовуєте ПРРО та маєте найманих працівників, ваш пакет документів розподіляється на такі блоки:

Документи, що підтверджують доходи (ПКУ, ст. 44.1):Банківські виписки з підприємницького рахунку (основне підтвердження безготівкових надходжень).
Z-звіти та фіскальні чеки ПРРО (підтверджують розрахункові операції при прийомі оплати картами чи готівкою). Щоденні Z-звіти необхідно забезпечити збереженням в електронній або паперовій формі.
Акти наданих послуг / виконаних робіт (для дизайну та індивідуальних поліграфічних замовлень це критично важливо, щоб зафіксувати факт прийняття роботи клієнтом і уникнути претензій щодо повернення коштів).
Договори з клієнтами (письмові договори або договори публічної оферти) та виставлені рахунки-фактури (інвойси).
Кадрові та зарплатні документи (оскільки є наймані працівники):Трудові договори з працівниками та накази про прийняття на роботу (із повідомленням ДПС до початку їх роботи).
Штатний розпис, табелі обліку робочого часу, правила внутрішнього трудового розпорядку.
Розрахунково-платіжні відомості щодо нарахування та виплати заробітної плати.
Документи на витрати (придбання матеріалів):Оскільки ви не є платником ПДВ та не продаєте «ризикові» товари (техніка, ліки, ювелірні вироби), закон не зобов’язує вас вести облік товарних запасів за формою №496.
Штрафи за відсутність документів на придбання матеріалів (папір, фарба тощо) до вас не застосовуються (ПКУ, п. 121.1). Проте рекомендовано зберігати накладні від постачальників, щоб контролери не трактували матеріали як «безоплатно отримані» з донарахуванням доходу.

Сплата податків

Податки ФОП 2 групи станом на 2026 рік:

єдиний податок: 1 729,4 грн;
військовий збір: 864,70 грн;
ЄСВ: 1 902,34 грн.

Загальний податок на місяць: 4 496,44 грн.

Ліміт доходу, передбачений п. 291.4 ПКУ складає 834 МЗП – 7 211 598 грн.

Сплата:

єдиний податок: не пізніше 20 числа (включно) поточного місяця;
військовий збір «за себе»: не пізніше 20 числа (включно) поточного місяця;
ЄСВ: не пізніше 20 числа (включно) поточного місяця. При цьому, ФОП може сплачувати ЄСВ як щомісячно, так і щоквартально, головне – не порушувати квартальні терміни сплати ЄСВ.

Сплачувати податки можна без комісії через систему «Вчасно.Звіт». У розділі «Податки» відображається перелік усіх податків та наявність боргів. Можна сформувати платіжку та відправити її до банку (ПриватБанк, Монобанк) для підтвердження оплати зі смартфона. Податковий календар на головній сторінці допоможе відстежувати дедлайни.

Також, здійснювати сплату податків можна напряму через Електронний кабінет. У меню «Стан розрахунків з бюджетом» приватної частини Електронного кабінету ФОП бачить свої особові рахунки з податків, зборів та інших платежів. Там відображається актуальна інформація по кожному платежу, зокрема реквізити бюджетних рахунків.

Фізичні особи можуть сплачувати податки і збори прямо в Кабінеті банківською карткою або за QR-кодом.

Детальні роз’яснення щодо сплати податків фізособами розміщені в розділі «Допомога», меню «Стан розрахунків з бюджетом».

Вхід до приватної частини здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), отриманого в будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг.

Ведення обліку

Книга обліку доходів: ФОПи на 2-й групі ведуть книгу обліку доходів для відстеження лімітів та проходження фінмоніторингу. У «Вчасно.Звіт» доходи з банківських рахунків та касових апаратів автоматично розносяться до книги, яку можна завантажити у форматі PDF або Excel. Облік ведеться в довільній формі шляхом щомісячного відображення доходів.

Облік товарних запасів: ФОП, який надає послуги чи продає не ризикову групу товарів, може формувати накладні одразу в системі Вчасно.звіт, це робиться буквально в декілька кроків: створюється товар та формується його ціна. Далі на основі товару можна виписувати накладні чи рахунки на оплату, чи навіть акти приймання-передачі.

Якщо є накладні в обліку – можна на основі цих накладних вести облік товарних запасів згідно державної форми (ставиться галочка біля накладної – вона автоматично фіксується у обліку товарних запасів).

Первинні документи: система дозволяє створювати накладні, рахунки на оплату та акти приймання-передачі.

Подання звітності

ФОП на 2-й групі подає річну звітність по доходу. У «Вчасно.Звіт» можна подати звіт, який автоматично розрахує прибуток та податки. Також можна подавати звітність за найманих працівників. Для цього достатньо заповнити спрощену форму, і система автоматично сформує складний звіт.

Термін звітування – протягом 60 календарних днів після закінчення податкового (звітного) року, в якій відображаються обсяг отриманого доходу, щомісячні авансові внески, визначені п. 295.1 ПКУ, а також відомості про суми єдиного внеску, згідно з п. 296.2 ПКУ.

Наймані працівники

ФОП на 2-й групі може мати до 10 найманих працівників, згідно п. 4 ст. 291 ПКУ. Тобто, 10 включно.

Восьмою особою має бути особа з інвалідністю. Норматив для ФОП 2-ї групи складає 1 робоче місце – для роботодавців зі штатом від 8 до 25 працівників.

Мінімальна зарплата у 2026 році становить 8647 грн, з якої утримуються військовий збір (5%), ПДФО (18%) та нараховується ЄСВ (22%). У 2026 році звітність за працівників подається щоквартально.

Об'єднану звітність за 1 квартал 2026 року потрібно буде подати до 10.05.2026 р. Відповідні зміни були внесені Законом України від 16.07.2025 №4536-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України у зв’язку з прийняттям Закону України «Про інтегроване запобігання та контроль промислового забруднення» та з метою удосконалення окремих положень податкового законодавства» до ПКУ та Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».

Повідомлення про прийняття працівника також можна подати через «Вчасно.Звіт» або напряму до ДПС через електронну форму F3001005 з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Нагадаємо, за ст. 24 Кодексу законів про працю працівника не можна допустити до виконання роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця та без подання до ДПС Повідомлення про прийняття на роботу.

https://7eminar.ua/news/15685-fop-2-grupi-u-2026-roci-podatki-ta-limiti

Раді допомогти, звертайтесь ще!