Електронні підписи для ФОП без печатки: що потрібно знати

Електронна печатка для ФОП не є обов'язковою, навіть якщо він взагалі не використовує звичайну печатку. Для подання звітності та підписання електронних документів достатньо кваліфікованого електронного підпису (КЕП). За бажанням ФОП може отримати електронну печатку і використовувати її, але закон цього не вимагає.

Для подання податкової звітності, реєстрації податкових накладних та роботи в Електронному кабінеті достатньо КЕП. Відповідно до п. 2 розд. ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557, електронні документи створюються з використанням кваліфікованого електронного підпису та, за наявності, електронної печатки. Тобто електронна печатка є додатковим, а не обов'язковим реквізитом.

Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text також не вимагає обов'язкового використання електронної печатки. Відповідно до абз. 2 пп. 48.5.1 ПКУ справжність податкової звітності підтверджується власноручним підписом, КЕП або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті.

Під час подання через Електронний кабінет документів, зокрема для розблокування податкових накладних, достатньо накласти КЕП на Повідомлення. Додаткове засвідчення документів електронною печаткою не вимагається (База знань ДПС, категорія 101.18).

ФОП не є окремою юридичною особою, тому для роботи достатньо КЕП, виданого на нього як на фізичну особу із зазначенням статусу ФОП. Саме цей КЕП використовується у Вчасно, M.E.Doc, Електронному кабінеті, СОТА та інших сервісах.

Якщо ФОП не використовує печатку на паперових документах (ставить «б/п» або взагалі не зазначає цього), це не позбавляє його права отримати електронну печатку. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 та Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» не забороняють ФОП оформити електронну печатку та застосовувати її, наприклад, якщо цього просить контрагент. Проте вимагати від ФОП наявності або використання електронної печатки законодавство не дозволяє.

Отже, обов'язковим для ФОП є КЕП (або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті), а електронна печатка може бути оформлена та використовуватися виключно за бажанням самого ФОП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!