Документальне оформлення списання пального для генератора підприємства

Для підприємства, яке використовує генератор для власних потреб (електропостачання та обігрів приміщень), необхідно забезпечити належне оформлення зберігання пального (за потреби) та вести внутрішній облік його використання: наказ про експлуатацію генератора, норми витрат пального, журнал роботи генератора, документи на видачу пального та акти його списання.

Щодо дозвільних документів. На період дії воєнного стану та протягом 30 днів після його припинення або скасування суб’єкти господарювання мають право зберігати пальне, яке використовується виключно для заправлення електрогенераторних установок, у обсязі до 2000 літрів на кожному об’єкті без отримання ліцензії на право зберігання пального (п. 24 розд. XIII Закону України від 18.06.2024 № 3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального»).

Якщо обсяг такого пального перевищує 2000 літрів на об’єкт, подається декларація про провадження діяльності із зберігання пального відповідно до цього ж пункту Закону № 3817-IX.

Для підтвердження господарського використання пального доцільно видати наказ керівника про введення генератора в експлуатацію, де визначити:

місце встановлення генератора;
відповідальних осіб за його роботу та облік пального;
порядок заправлення;
порядок ведення журналу роботи;
порядок складання актів списання пального.
Окремим наказом або в цьому ж наказі доцільно затвердити норми витрат пального. Норми можуть бути встановлені на підставі технічного паспорта генератора або шляхом проведення контрольних замірів із оформленням відповідного акта. Законодавством не встановлено окремих обов’язкових норм списання пального саме для генераторів, тому підприємство може затвердити їх самостійно.

Для обліку роботи генератора рекомендується вести журнал роботи, у якому зазначати дату, час запуску і зупинки, кількість відпрацьованих мотогодин, показники лічильника мотогодин (за наявності), причину роботи генератора (відсутність електроенергії, обігрів приміщення), кількість заправленого пального та підпис відповідальної особи.

Відпуск пального із місця зберігання до генератора доцільно оформлювати відомістю видачі пального або актом заправлення. За підсумками місяця складається акт списання пального із розрахунком фактичної витрати за даними мотогодин та затверджених норм.

Первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

У бухгалтерському обліку пальне обліковується на субрахунку 203 «Паливо» (Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, затверджена наказом Мінфіну України від 30.11.1999 № 291). Типові проведення:

Дт 203 – Кт 631 (311, 372) — придбано пальне;
Дт 23, 91, 92, 93 або 949 – Кт 203 — списано пальне залежно від напряму використання генератора.
Наприклад, якщо генератор забезпечує роботу виробничого обладнання — витрати можуть відноситися на рахунки 23 або 91, якщо забезпечує освітлення чи опалення адміністративних приміщень — переважно на рахунок 92.

Окремо слід звернути увагу: якщо пальне використовується не лише для генератора, а й для інших потреб (транспорт, техніка тощо), пільговий режим зберігання до 2000 літрів без ліцензії за п. 24 розд. XIII Закону № 3817-IX на таке па

Раді допомогти, звертайтесь ще!