Як закрити витрати на відрядження після загибелі працівника

У разі загибелі працівника під час відрядження підприємство має закрити виданий аванс на відрядження за фактично підтвердженими витратами, а непідтверджений залишок може бути списаний як безнадійна заборгованість або, за наявності підстав, утриманий із остаточного розрахунку працівника.

Після отримання свідоцтва про смерть або належним чином засвідченої його копії роботодавець оформлює припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. Датою припинення трудових відносин є дата смерті працівника незалежно від дати видання наказу.

Підприємство повинно здійснити остаточний розрахунок: нарахувати заробітну плату за фактично відпрацьований час до дня загибелі та компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки. Такі виплати оподатковуються ПДФО за ставкою 18%, військовим збором 5% та є базою для нарахування ЄСВ за загальними правилами.

Оскільки працівник загинув під час відрядження і не може подати авансовий звіт, підприємство має зібрати всі доступні підтвердні документи щодо понесених витрат: електронні квитки, рахунки за проживання, документи щодо оплати проїзду, виписки за корпоративними картками та інші підтвердження. Такі суми відносяться до витрат підприємства відповідно до їх економічного змісту.

Непідтверджений залишок коштів, який обліковується за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», може бути за рішенням керівника списаний як безнадійна заборгованість. Проведення:

Списано непідтверджену суму підзвітних коштів — Дт 944 (або 949) – Кт 372

Відповідно до пп. 170.9.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, якщо утримати податок із надміру витрачених коштів неможливо у зв’язку зі смертю платника податку, така сума утримується під час нарахування доходу за останній податковий період, а непогашена частина визнається безнадійною до сплати. Оскільки на дату загибелі працівника строк подання авансового звіту та повернення невикористаних коштів ще не настав, підстав для визнання доходу у вигляді надміру витрачених коштів немає, тому ПДФО та військовий збір на списану суму не нараховуються.

Також роботодавець може здійснити утримання непідтвердженого залишку авансу із сум, належних працівнику при остаточному розрахунку, відповідно до ст. 127 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08.

Проведення:

Утримано неповернений залишок авансу із сум остаточного розрахунку — Дт 661 – Кт 372

Нараховані, але не отримані за життя працівником суми заробітної плати та інші належні йому виплати передаються членам його сім’ї, а у разі їх відсутності входять до складу спадщини відповідно до ст. 1227 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863.

Виплату таких коштів не слід здійснювати на особистий банківський рахунок померлого працівника. Вони виплачуються членам сім’ї на підставі документів, що підтверджують право на їх отримання, або входять до складу спадщини у встановленому порядку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!