Визначення дати накладної та кількості при розбіжностях товару

1. Видаткова накладна (ВН) виписується датою початку фізичного відвантаження — 10.06.2026 на початкову кількість товару. Покупець при отриманні 11.06.2026 фіксує у графі «Отримав» фактичну дату отримання, а виявлені розбіжності оформлюються актом розбіжностей (реєстром зважування).

Згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 первинний документ має бути складений у момент здійснення господарської операції.

Постачальник зобов'язаний виписати ВН на дату, коли товар фізично починає переміщення з його складу — 10.06.2026. Це необхідно для супроводу вантажу в дорозі разом із ТТН.

Покупець при фактичному прийманні товару 11.06.2026 ставить свій підпис і зазначає фактичну дату отримання («11.06.2026») у полі «Отримав». Саме ця дата визначає момент переходу права власності на товар відповідно до умов вашого договору.

У початковій ВН від 10.06.2026 вказується початкова кількість відвантаженого товару. Різниця (недостача/усушка), виявлена при зважуванні 11.06.2026, фіксується двостороннім актом розбіжностей (реєстром зважування).

На підставі цього акта продавець у бухгалтерському обліку визнає дохід лише на фактично отриману покупцем кількість продукції згідно з п. 8 НП(С)БО 15 «Дохід» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0860-99#Text.

Додатково сторони можуть скоригувати первинну ВН або виписати її в остаточній редакції на фактично прийняту кількість на підставі акта.

2. Податкова накладна (ПН) за загальним правилом виписується датою відвантаження — 10.06.2026 (на початкову кількість), а 11.06.2026 до неї складається розрахунок коригування (РК) на зменшення за результатами зважування.

Згідно з п. 187.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528 податкові зобов'язання з ПДВ виникають за правилом «першої події», однією з яких є дата відвантаження товарів.

Для цілей ПДВ датою відвантаження вважається дата початку фізичної передачі товару (завантаження у транспортний засіб), що підтверджується ТТН та вихідною видатковою накладною.

Момент переходу права власності за договором (11.06.2026) на дату виникнення ПЗ за правилом першої події не впливає.

Тому звичайна ПН має бути виписана датою 10.06.2026 на початкову відвантажену кількість.

На дату отримання та зважування товару (11.06.2026), після фіксації розбіжностей у реєстрі, постачальник повинен скласти та зареєструвати в ЄРПН Розрахунок коригування (РК) до цієї ПН на зменшення обсягу постачання та суми ПДВ.

3. Зведена ПН є повністю можливою і рекомендованою: через ритмічний характер постачань ви можете скласти одну зведену ПН останнім числом місяця — 30.06.2026 — одразу на фактично отриману покупцем кількість продукції за місяць.

Оскільки ТОВ здійснює відвантаження продукції одному й тому самому покупцю декілька разів на місяць, такі операції мають ритмічний характер.

Відповідно доп. 201.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052 при ритмічних постачаннях (два і більше разів на місяць одному покупцю) платник ПДВ має право складати зведені податкові накладні.

Така зведена ПН складається не пізніше останнього дня місяця, в якому здійснено постачання — тобто 30.06.2026 (або з періодичністю, визначеною договором, але не рідше одного разу на місяць).

У зведеній ПН відображається загальна кількість товару, яка була фактично поставлена покупцю протягом місяця. Оскільки на кінець місяця всі реєстри зважування та акти розбіжностей за кожною партією вже оформлені, ви можете внести до зведеної ПН остаточну (кінцеву) кількість фактично отриманої покупцем продукції. Це дозволить уникнути щоденного виписування окремих ПН та подальших коригуючих РК на розбіжності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!