Оформлення дистанційних трудових договорів: документи та вимоги для кандидатів

Для оформлення дистанційних працівників їхати в офіс не обов’язково.

Відповідно до ст. 2 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» №2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n8, у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Для дистанційної роботи особиста присутність працівника не вимагається, якщо сторони погодили використання електронної комунікації та електронного підпису (ст. 60-2 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1571).

Майже весь пакет кадрових документів може бути оформлений в електронній формі. Електронний документ, підписаний КЕП, має таку саму юридичну силу, як і паперовий документ із «живим» підписом (ст.8 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n49).

За допомогою КЕП можна підписати:

Заяву про прийняття на роботу.
Трудовий договір про дистанційну роботу (письмова форма для дистанційників є обов'язковою згідно зі ст. 24 КЗпП, але е-форма з КЕП прирівнюється до неї).
Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.
Ознайомлення з локальними актами (правила внутрішнього розпорядку, колективний договір тощо) — допускається використання електронних засобів зв'язку, визначених у договорі (ст. 29 КЗпП).
Акти приймання-передачі обладнання (якщо ви відправляєте ноутбук працівнику за кордон або по Україні).

Алгоритм дистанційного оформлення:
Працівник надсилає скан-копії (паспорт/ID-картка, ІПН, військовий квиток) на е-пошту.
Роботодавець готує файл договору (PDF), підписує своїм КЕП і надсилає працівнику через сервіс ЕДО (Вчасно, Дія тощо). Працівник накладає свій КЕП.
Роботодавець видає е-наказ, підписує КЕП, ознайомлює працівника під КЕП.
Роботодавець подає електронне повідомлення до податкової до фактичного початку роботи працівника (Постанова КМУ №413).

Раді допомогти, звертайтесь ще!