Оформлення використання особистого авто директора для доставки товарів

Найризикованіший варіант — взагалі не оформлювати використання особистого автомобіля директора. Для епізодичних поїздок найбільш практичним варіантом є оформлення компенсації за ст. 125 КЗпП, оскільки він не потребує нотаріального посвідчення договору.

Якщо директор періодично використовує власний автомобіль для доставки товару покупцям, а це документально не оформлено, виникають ризики щодо підтвердження господарського характеру перевезень. Крім того, податкові органи можуть поставити питання щодо безоплатного отримання підприємством послуг перевезення. Також можуть виникати питання до оформлення товарно-транспортних накладних, якщо в них зазначений автомобіль фізичної особи без будь-яких документів, які підтверджують підстави його використання підприємством.

Найбільш захищеним з юридичної точки зору варіантом є оренда автомобіля. Проте відповідно до ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 договір найму транспортного засобу, укладений з фізичною особою, підлягає нотаріальному посвідченню. За відсутності нотаріального посвідчення такий договір створює значні правові ризики. Для використання автомобіля один раз на місяць або навіть рідше такий варіант зазвичай є економічно недоцільним.

Для ситуації, коли автомобіль використовується епізодично, більш практичним є застосування ст. 125 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. Відповідно до цієї норми працівникові може виплачуватися компенсація за використання в інтересах роботодавця власного інструменту, обладнання чи транспортних засобів.

У такому випадку доцільно оформити заяву директора про використання власного автомобіля для службових потреб, видати наказ про дозвіл на таке використання та встановлення розміру компенсації, а також складати подорожні або маршрутні листи довільної форми на дні фактичного використання автомобіля для доставки товару. Первинні документи повинні відповідати вимогам ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Сума компенсації за використання автомобіля є доходом фізичної особи та підлягає оподаткуванню ПДФО 18% і військовим збором 5%. ЄСВ на таку компенсацію, згідно Переліку 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text, пп.11 розділу І, не нараховується, оскільки вона не є оплатою праці та не виплачується за виконані роботи чи надані послуги.

Якщо використовується механізм компенсації за ст. 125 КЗпП, автомобіль залишається у користуванні та володінні директора як фізичної особи. Тому пальне, страхування, технічне обслуговування та інші витрати фактично повинні нестися власником автомобіля, вони тільки можуть враховуватися при визначенні договірної суми компенсації. Якщо підприємство окремо почне оплачувати пальне для такого автомобіля, можуть виникати питання щодо додаткового блага фізичної особи відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. та ризик виникнення факту передачі 9тобто реалізації) пального підприємством. Тому, законною є тільки грошова коменсація з відповідним оподаткуванням, а за послуги облсуговування, страховкау чи пальне спалчує самостійно власник.

Якщо підприємство не планує компенсувати директору жодних витрат, то саме відсутність будь-якого оформлення є найбільш ризиковим варіантом. Для мінімізації ризиків доцільно хоча б оформити використання автомобіля наказом та встановити компенсацію за ст. 125 КЗпП із належним документальним підтвердженням кожної поїздки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!