Чи достатньо копії медичного документа для кадрового обліку

Працівник не зобов’язаний надавати оригінал витягу, але без оригіналу паперового витягу або електронного PDF з е-печаткою МОЗ роботодавець не має права застосовувати ставку ЄСВ 8,41% і зараховувати працівника до «інвалідної» квоти. Для особової справи роботодавець може зробити й зберігати завірену копію, але вона не замінює оригінал для цілей пільг.

Обґрунтування

Починаючи з 2025 року підтвердженням інвалідності для пільгової ставки ЄСВ є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди або копія довідки МСЕК, виданої до 01.01.2025 року. Це прямо випливає з пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції про порядок нарахування і сплати ЄСВ, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449 із змінами, внесеними наказом Мінфіну від 05.05.2025 №231. Саме витяг має бути «належним чином засвідченим» підпункту 5 пункту 2 розділу III.

Належне засвідчення витягу означає або оригінал паперового витягу з підписом відповідної посадової особи та печаткою закладу охорони здоров’я, або електронний PDF, підписаний е-печаткою МОЗ, справжність якого можна перевірити через державні сервіси. Такі вимоги до форми витягу та порядок його видачі встановлені наказом МОЗ від 10.12.2024 №2067, зокрема пп.4 п.2 щодо паперової форми. Нормативні акти не передбачають можливості підтвердження інвалідності для ставки 8,41% звичайною копією паперового витягу.

Завірена копія витягу, зроблена на підприємстві, може зберігатися в особовій справі, але сама по собі не дає права на застосування ставки ЄСВ 8,41% і зарахування працівника до нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю. На це прямо вказують роз’яснення, побудовані на постанові КМУ від 15.11.2024 №1338 та пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції від 20.04.2015 №449. Сама Інструкція говорить саме про «належним чином засвідчений витяг», а не про його копію.

Працівник має право, але не обов’язок, надавати роботодавцю документи, що підтверджують статус особи з інвалідністю, отже роботодавець не може «вимагати» оригінал, але у разі його ненадання не має правових підстав застосовувати ставку 8,41%. Таку позицію податковий орган виклав у базі «ЗІР (категорія 201.04.01)»ЗІР (категорія 201.04.01).

Через те, що оригінал паперового витягу один, пільгову ставку ЄСВ фактично може застосовувати лише той роботодавець, який його отримав, або той, хто працює з оригінальним PDF-файлом з е-печаткою МОЗ. Ця практика прямо випливає з вимоги про «належним чином засвідчений» витяг у пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції від 20.04.2015 №449 і підтверджується у профільних роз’ясненнях.

Для реєстрації документа у роботодавця достатньо: зафіксувати дату фактичного отримання оригіналу витягу / перевіреного PDF, внести відповідну позначку у внутрішньому журналі або реєстрі документів, зняти копію «Згідно з оригіналом» для особової справи та з цього місяця застосовувати ставку ЄСВ 8,41% до доходу працівника. Дата отримання належним чином засвідченого витягу є відправною точкою для переходу з 22% на 8,41% згідно з оновленим пп. 5 п. 2 розділу III Інструкції Інструкції №449.

У підсумку: працівник формально не зобов’язаний віддавати оригінал, але без оригіналу паперового витягу або електронного PDF роботодавець не може законно застосовувати пільгову ставку ЄСВ і враховувати працівника в нормативі; копія може використовуватися лише як документ особової справи.