Оформлення відрядження водія: документи, звітність та зразки оформлення

Роботодавець має оформити:

Наказ про відрядження. У ньому зазначаються ПІБ водія, марка та номер авто, маршрут, мета (доставка вантажу згідно з контрактом), термін та розмір добових.

Зразок Наказ про службове відрядження за кордон на службовому автомобілі

Перед виїздом водія слід забезпечити коштами (авансом) на добові, пальне, оплату доріг та інші витрати. Видача може здійснюватися на корпоративну або особисту картку водія.

Подорожній лист. Хоча типову форму скасовано, підприємство має використовувати власну форму для обліку пробігу та списання пального. У ньому фіксуються показники спідометра при виїзді та поверненні.

Водій повинен мати із собою в рейсі:

Закордонний паспорт, посвідчення водія відповідної категорії.

Свідоцтво про реєстрацію ТЗ, страховий поліс «Зелена картка».

Транспортні документи:CMR (міжнародна накладна): Мінімум у 3-х оригінальних примірниках. Вона підтверджує укладення договору перевезення (Конвенція КМР, ст. 5).
Дозвільні документи: Дозволи на проїзд територією іноземних держав (дозволи «ЄКМТ» або разові «дозволи»).

Супровідні документи на вантаж: Інвойс (рахунок-фактура), експортна декларація, пакувальний лист, за потреби — сертифікати якості/походження.
Копію наказу про відрядження.

реєстраційні листки режиму праці та відпочинку – тахокарти; або картка водія; або роздруківка з цифрового тахографа

По поверненні з відрядження працівник має звітувати або шляхом надання підтвердних документів, або надаючи авансовий звіт. В бухгалтерію надається

Документи, що підтверджують витрати: Чеки на пальне, квитанції про оплату доріг (віньєтки), паркування, готелі.

Якщо розрахунки були виключно безготівковими (карткою) і в межах норм, авансовий звіт можна не складати, але первинні чеки водій все одно має здати.

Виписка з рахунку: Якщо використовувалася особиста картка водія, він має надати виписку для відшкодування витрат.

CMR з відміткою вантажоодержувача: Третій примірник накладної з підписом і печаткою отримувача вантажу.

Подорожній лист: З відмітками про маршрут, фактичний пробіг та заправки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!