Організація корпоративу: документи, податки і бухгалтерські нюанси

Розглянемо Ваші питання:

1) Документальне забезпечення:

• наказ (розпорядження) про проведення заходу;
• кошторис витрат;
• договори з постачальниками послуг (ресторан, агентство, сувеніри);
• акти виконаних робіт/наданих послуг;
• платіжні документи;
• відомості про видачу подарунків, акти на списання подарунків.

2) ПДФО та ВЗ

Якщо підприємство надає працівникам харчування у персоніфікованому вигляді, то вартість такого харчування вважається додатковим благом працівника відповідно до пп. «б» пп. 164.2.17 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627). Щоб визначити базу оподаткування податківці можуть зіставити кількість працівників на святкуванні та кількість блюд. Безперечно, точність і обґрунтованість такого підходу відповідає принципу «середньої температури по палаті». Але якщо йдеться про податкові наслідки, то доцільно не давати шансів для таких варіантів.

Тому оптимальний варіант – фуршет або за типом «шведський стіл». Організація харчування за принципом вільного вибору страв без персонального обліку споживання має суттєві переваги. У такому випадку неможливо визначити:

• яка їжа спожита конкретним працівником;
• вартість цього споживання;
• хто фактично отримав дохід.

При відсутності персоніфікації доходу у податкового інспектора немає можливості визначити суму оподатковуваного доходу. А тим часом будь-яке оподаткування можливе лише за наявності всіх елементів податку: платника, об’єкта, бази, ставки. Якщо не можна визначити, хто, що саме, і в якій вартості отримав, – відсутній об’єкт і база оподаткування.

За таких умов не виникають підстави й для нарахування ЄСВ.

Якщо працівникам будуть видаватись негрошові подарунки, то в межах 2161,75 грн (в 2025 році – 25% однієї мінімальної заробітної плати у розрахунку на місяць, встановленої на 1 січня звітного податкового року) вартість подарунка не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку (пп. 165.1.39 ПКУ).

Сума перевищення оподатковується ПДФО як додаткове благо з коефіцієнтом 1,219512 (п. 164.5 ПКУ). В Додатку 4ДФ податкового розрахунку вартість подарунка працівнику відображається за ознакою доходу «160».

3) Якщо захід організовано для всієї команди (штатні працівники і гіг-спеціалісти) без персоніфікації і мета заходу пов’язана з діяльністю компанії (тімбілдінг), то загальна вартість банкету не оподатковується ПнВК за ставкою 9%. Ці витрати вважаються звичайними операційними витратами компанії.

4) ПДВ

Вартість «вхідного» ПДВ за зареєстрованими в ЄРПН податковими накладними на організацію святкування та придбання подарунків для працівників формує податковий кредит для підприємства – платника ПДВ.

Однак оскільки захід проводиться як форма відпочинку для працівників, то понесені витрати вважаються негосподарськими. Тому виникає обов’язок нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання на підставі п. 198.5 ПКУ.

Вручення подарунків працівникам відповідає поняттю «постачання товарів» (пп. 14.1.191, абз. «а» п. 185.1 ПКУ). Тож база оподаткування визначається за договірною вартістю, але не нижче ціни придбання таких товарів (п. 188.1 ПКУ). У такому випадку складаються дві податкові накладні:

• перша – на фактичну (нульову) ціну постачання;
• друга – на суму перевищення вартості придбання над фактичною ціною постачання, з типом причини «15».

При цьому компенсуючі зобов’язання за п. 198.5 ПКУ не виникають.

Якщо ж роботодавець не є платником ПДВ, сума «вхідного» ПДВ включається до вартості подарунків та списується на витрати підприємства.

5) З огляду на НП(С)БО 16 «Витрати» витрати на проведення корпоративу можна віднести до складу витрат підприємства. Залежно від способу організації це буде рахунок 92 «Адміністративні витрати» або 94 «Інші витрати операційної діяльності».

Приклади проведень у матеріалі за посиланням: https://7eminar.ua/news/2653-novoricnii-korporativ-i-podarunki-pracivnikam-na-korporativi

Раді допомогти, звертайтесь ще!