Оцифрування трудової книжки: питання про документи та подачу

Розглянемо Ваші питання:

1. Так можна. В загальному випадку існує два способи оцифрування трудової книжки

Спосіб 1: сканування. Найпростіший варіант: Взяти паперову трудову книжку. Перевірити записи в трудовій. Відсканувати всі сторінки (включаючи вкладиші, якщо є). Завантажити до електронного кабінету Пенсійного фонду. Підписати КЕП (електронним підписом).

Спосіб 2: ручне внесення кожного запису. Цей спосіб складніший, тому що потрібно вручну внести всі записи з трудової книжки. До кожного запису потрібно додати документ, який його підтверджує (наказ, свідоцтво про шлюб тощо). Якщо працівник працював в іншому місці, роботодавець не має його наказів, а отже, не може оцифрувати його стаж. Найкращий варіант – передача сканкопії.Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

• повинні бути кольоровими та чіткими;
• відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Отже, можна передати сам скан відповідного файлу, не обовязво формувати запис.
Детальніше про оцифрування трудових на нашому курсі
https://kadroland.com/events/277/753
https://7eminar.ua/events/3880/8787

2. Краще в даному випадку подавати кожен документ окремо, а не все загальним файлом. Якщо подасте все одним файлом, може виникнути момент, що ПФУ будуть питання до сканів або претензії і весь пакет не буде прийнято, і переподавати прийдеться знову весь пакет а так може бути не прийнято тільки один документ і Ви вже по ньому будете робити виправлення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!