Проблеми подання трудових книжок ФОП у Пенсійний фонд

Так, найманий працівник може самостійно подати скан-копію своєї трудової книжки до Пенсійного фонду України (ПФУ).

Відповідно до п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n226 , та п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність (затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12 , законодавство України передбачає рівнозначне право на подання цих даних як для роботодавця (страхувальника), так і для самого працівника (застрахованої особи).

Рекомендація, щоб працівник подавав скани через особистий кабінет застрахованої особи, і ось чому:

- Після подання ПФУ може надсилати зауваження щодо якості сканів або необхідності надати додаткові документи, працівнику легше самостійно відстежувати статус свого звернення у вкладці «Мої звернення» та вчасно зреагувати;

- Якщо ФОП подав скани, а працівник звільнився, то відстеження та виправлення зауважень стає проблематичним.

Важливо, що ФОП передає скани трудових саме через кабінет страхувальника і для цього має бути встановлений зв'язок «працівник-роботодавець». А ось з цім зв’язком у ФОП-роботодавців зараз спостерігаються проблеми.

У деяких ФОПів у кабінеті страхувальника не підтягуються їхні працівники. Відповідно й передати скани по ним неможливо. За усними роз’ясненнями така невідповідність пов’язана із зарплатною звітністю. Тож після врегулювання цього питання, працівники засвітяться у кабінетах ФОП-роботодавців й вони зможуть передати скани трудових своїх працівників.

Тож простіший спосіб, якщо працівники передають скани трудових самостійно, а ФОП-роботодавець може надати допомогу у підготовчих процесах (аудиті трудової книжки, виготовленні сканів трудової книжки та додаткових документів при потребі, провести інструктаж для входу в кабінет застрахованої особи на веб-порталі ПФУ тощо).

Нагадуємо, що ФОП ніколи не приймав на зберігання трудові книжки своїх працівників, тож це ще раз підтверджує, що найкраще в цій ситуації спрацює сімбіоз: працівник приносить трудову, роботодавець проводить підготовчу частину, а працівник фіналізує завантаженням сканів через свій кабінет.

Що ж стосується проблеми з КЕП, то фізична особа, яка є роботодавцем (ФОП), може скористатись своїм КЕП для подання скан-копій трудових книжок своїх найманих працівників через вебпортал Пенсійного фонду України. Для цього під час авторизації на порталі ПФУ необхідно увійти не як звичайна «застрахована особа», а вибрати тип входу «Страхувальник».

Головне управління ПФУ в Чернівецькій області на інформаційній сторінці вебпорталу надає роз’яснення «Як ФОП подає сканкопії трудових книжок працівників» https://www.pfu.gov.ua/cv/418850-yak-fop-podaye-skankopiyi-trudovyh-knyzhok-pratsivnykiv/

Багато корисної інформації у статтях «Нестандарті ситуації в оцифруванні трудової книжки: розбираємо з експертом» https://7eminar.ua/news/18898-ocifruvannya-trudovoyi-2026-shho-robiti-kadroviku-v-nestandartnix-situaciyax та «Неоцифрована трудова книжка: чи буде штраф після 10 червня 2026» https://7eminar.ua/news/20461-neocifrovana-trudova-knizka-ci-bude-straf-pislya-10-cervnya-2026

Раді допомогти, звертайтесь ще!