Компенсація витрат на відрядження: оренда авто та документи

Так, витрати на оренду автомобіля під час відрядження можна компенсувати без оподаткування, якщо вони документально підтверджені та пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965 до оподатковуваного доходу працівника не включаються витрати на відрядження, підтверджені документально, зокрема витрати на оренду транспортних засобів . Для звільнення таких сум від ПДФО та військового збору необхідно, щоб був дозвіл керівника на оренду авто (зазвичай це зазначають у наказі про відрядження), був наявний повний пакет підтвердних первинних документів та був підтверджений зв’язок поїздки з господарською діяльністю підприємства (або статутною діяльністю для НПО).

Для підтвердження витрат працівник має надати наказ про відрядження, у якому передбачено можливість використання орендованого автомобіля, договір оренди з компанією-прокатником, акт приймання-передачі автомобіля, рахунок (інвойс) із зазначенням вартості послуг, а також документи, що підтверджують оплату — фіскальний чек, квитанцію та виписку з карткового рахунку працівника, якщо оплата здійснювалася особистою карткою (пп. 170.9.2 ПКУ). Також бажано мати звіт або інші документи, що підтверджують виконання службового завдання.

Якщо ці умови не виконані, наприклад відсутні підтвердні документи, сума компенсації розглядається як додаткове благо відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ та підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ.

Орендований автомобіль на час відрядження фактично набуває статусу службового транспорту. Відшкодування вартості пального, придбаного працівником для такого автомобіля, не оподатковується ПДФО та військовим збором за умови надання оригіналів чеків АЗС та підтвердження зв’язку витрат із маршрутом відрядження (пп. 170.9.1 ПКУ).

Для списання пального на витрати підприємства необхідно оформити документ довільної форми, який містить дані про маршрут та пробіг автомобіля, наприклад, подорожній лист. Це підтверджує використання пального саме для службових цілей. На підставі чеків АЗС пальне оприбутковують проводкою Дт 203 Кт 372, а списання пального на витрати підприємства відображають проводкою Дт 92, 93 Кт 203.

Раді допомогти, звертайтесь ще!