Відсутність документів з зарплати: чи варто зберігати відомості

Відомості слід відновити.

Просто роздрукувати, зшити та покласти в архів непідписані відомості немає сенсу, оскільки такий документ не відповідає ознакам первинного дркументу і не має юридичної сили.

Оскільки термін зберігання відомостей становить 75 років,документи слід відновити.Для початку слід створити комісію для засвідчення факту втрати (знищення) документів та визначити перелік знищених документів.

Після цього затверджується акт про втрату або знищення документів, який зазвичай оформлюється у вигляді таблиці з графами, що відповідають зведеному акту про вилучення документів для знищення. Надалі документи слід відновлювавати згідно з цим переліком.

Зразок наказу Наказ про створення комісії для проведення розслідування, щодо знищеної кадрової документаці

Зразок акту Акт про знищені та відсутні первинні документи

В усіх реквізитах, де передбачено підпис посадових осіб, які звільнилися, мають будуть зазначені назви їх посад, власні імена та прізвища, як це було в оригіналах. Натомість місце для особистого підпису буде порожнім.

Засвідчити ці документи потрібно буде самому директору або іншій посадовій особі за дорученням директора певним чином, а саме – на кожному відновленому документі у правому верхньому куті зазначається слово «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії або наказу директора.

Перед роздрукуванням переконайтеся, що цифри в 1С збігаються з реально поданою звітністю. Якщо відсутні звіти, можна надати запит до ПФУ щодо отримання звітності з метою відновлення документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!