Правила відображення виплат у звітності після смерті працівника

В квітні відображайте звільнення працівника в Д5, нараховані суми зарплати (якщо така є по відомості нарахування зарплати квітня)- в Д1 та 4ДФ, а в травні- в Д1 та 4ДФ суми нарахованої компенсації невикористаних відпусток та інші виплати, що нараховані та виплачені в травні.

З вашого запитання не зрозуміло чи працював ваш працівник в квітні - якщо так, то нараховану зарплату квітня відображайте в Д1 та 4ДФ в сумах, яких нараховано по відомості нарахування зарплати та згідно відомості виплати.

В Д5 квітня відобразіть звільнення працівника, адже в іншому місяці це зробити не можливо.

Щодо компенсації невикористаної відпустки, що виплачується по померлим працівникам податкова має роз’яснення ЗІР, категорія 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28134 : Базою нарахування єдиного внеску для зазначених платників відповідно до п. 1 частини першої ст. 7 Закону № 2464 є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону № 108. Датою припинення трудових відносин є дата смерті працівника, яка не співпадає з датою видання наказу, оскільки оформлення припинення трудових відносин відбувається вже після їх фактичного припинення.
Таким чином, на виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, єдиний внесок нараховується та сплачується на загальних підставах.
Також маємо "свіжу" від 24.07.2025 №3978/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, яка підтверджує їх позицію.

Для відображення зарплати працівника, що виплачена в наступних місяцях після звільнення діють окремі норми. Так, в Д1 травня такий працівник відображається з КТН 1 в гр.9 та зазначенням місяця, за який вона нарахована- 04.2026 в гр.10, гр.14-9к.д.
Сума заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником, та виплачується податковим агентом членам його сім’ї, відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера такого померлого працівника (роз’яснення ЗІР, категорія 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28373 ). Виплату зазначаєте в гр.3 в місяці виплати- травні 2026.
При цьому маєте заповнити й гр.8- дату звільнення

Раді допомогти, звертайтесь ще!