Питання щодо відновлення документів 2020 року та податкових перевірок

Давайте розбиратися:

По 9-й статті Закону про бухоблік (№ 996-XIV) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , первинні документи можуть бути складені в електронній формі якщо дотримуватися всіх вимог законодавства про електронні документи та електронний документоообіг.

1. Зробити дублікати через "Вчасно" у 2026 році

Так, можна, але тут є один важливий нюанс.

• Дата документа: У самому тексті накладної чи акта має стояти їхня рідна дата з 2020 року.
• Дата підписання (КЕП): Оскільки документи підписуватимуться зараз, Ваші КЕП (і КЕП контрагента) зафіксують поточну дату 2026 року.
• Позиція ДПС: Податкова нормально ставиться до такого підходу відновлення документів. Електронний документ, підписаний поточними КЕП сторін, вважається легальним дублікатом (копією, що має силу оригіналу) відповідно до ст. 7 Закону № 851-IV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41 . Коли завантажуєте документ, у полі "коментар" або в самій назві файлу додайте слово "Дублікат".

2. У 2020 році був інший керівник

• Правило: КЕП (електронний підпис) завжди накладається особою, яка має право підпису на момент накладання цього підпису, а не на історичну дату документа.
• Тобто: Поточний керівник (який працює зараз, у 2026 році) цілком може підписати ці дублікати у "Вчасно". Старого директора шукати не потрібно. Згідно з роз'ясненнями ДПС, чинний керівник бере на себе відповідальність за фінансово-господарську діяльність підприємства, включаючи відновлення втрачених документів за минулі періоди.

3. Додатково

• Офіційний запит: Надішліть контрагенту офіційний лист-запит на відновлення документів. Це підтвердить Вашу "добросовісність" (due diligence) у разі запитань від ДПС.
• Бухгалтерська довідка: Обов'язково складіть внутрішню довідку про відновлення втрачених документів. У ній напишіть: "Документи за 2020 рік продубльовано через систему Вчасно у зв'язку з частковою втратою паперового архіву. Підписано діючим керівником [Прізвище] відповідно до статутних повноважень".
• Напишіть внутрішній Наказ про відновлення втрачених документів. У ньому зазначте, що у зв'язку з частковою втратою архіву за 2020 рік (наприклад, через переїзди чи форс-мажорні обставини), бухгалтерії доручено провести роботу з контрагентами щодо відновлення первинки через систему "Вчасно".

Отже: Ви спокійно можете відновити документи 2020 року через "Вчасно". Підписуйте їх КЕП Вашого теперішнього керівника. Податкова ставиться до цього адекватно, якщо назви, суми та дати в актах чітко збігаються з тими даними, які Ви колись відобразили у своїх деклараціях з ПДВ та прибутку за 2020 рік.

Раді допомогти, звертайтесь ще!