Оренда вантажного авто: питання з дизпаливом та обліком витрат

Так, вантажний автомобіль можна передати в оренду разом із водієм. Але пальне не може передаватися орендарю окремо ні під виглядом компенсації, ні під виглядом відшкодування, оскільки це буде вважатися реалізацією пального.

Відповідно до ст. 798 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 транспортний засіб може передаватися у найм разом з екіпажем. Згідно зі ст. 805 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 екіпаж залишається у трудових відносинах з орендодавцем, а витрати на його утримання несе орендодавець.

Будь-яка передача пального іншій особі підпадає під визначення реалізації пального згідно з пп. 14.1.212 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Тому не можна:

— виставляти окремий рахунок за пальне;
— прописувати компенсацію вартості пального;
— оформлювати відшкодування використаного дизпалива;
— передавати залишки пального орендарю за актом.

Інакше податкова може розцінити це як операцію з реалізації пального, що потребує ліцензії відповідно до Закону України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text.

Безпечний варіант — орендодавець самостійно забезпечує автомобіль пальним, сам його списує та включає витрати до собівартості послуги оренди транспортного засобу з екіпажем.

Вартість пального повинна бути включена у загальну вартість послуги. В актах та договорі не потрібно виділяти пальне окремим рядком або окремою компенсацією.

Замір пального на момент передачі та повернення автомобіля бажано робити для внутрішнього контролю та підтвердження фактичних витрат пального. Такі дані можуть фіксуватися в акті приймання-передачі автомобіля, подорожніх листах чи внутрішніх документах, але без формулювань про передачу або повернення пального.

Оскільки водій залишається працівником орендодавця, а автомобіль фактично обслуговується екіпажем орендодавця, саме орендодавець списує дизпаливо на витрати відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text та Інструкції про застосування плану рахунків 291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99.

Проведення:

Списання пального на собівартість послуги — Дт 23 – Кт 203

Визнання доходу від оренди транспортного засобу з екіпажем — Дт 361 – Кт 703

Списання собівартості послуги — Дт 903 – Кт 23

Раді допомогти, звертайтесь ще!