Правила оформлення акцизних і податкових накладних для АЗС

Видаткові накладні: Кожен факт заправки має фіксуватися щодня (чеком РРО або відомістю). Виписувати наперед заборонено.
Акцизні накладні: Можна складати одну зведену АН останнім днем місяця на весь обсяг пального, відпущеного ТОВ.
Податкові накладні: Можна складати одну зведену ПН не пізніше останнього дня місяця, оскільки постачання має ритмічний характер.

Згідно з Законом про бухоблік, ст. 9, господарські операції мають бути відображені в обліку в тому звітному періоді, в якому вони здійснені.

Щодня по факту: Оскільки заправка в бак авто є моментом переходу права власності, кожен такий факт має бути задокументований. На АЗС це зазвичай підтверджується чеком РРО або відомістю за формою №16-НП.
Зведена ВН: Виписка однієї ВН наприкінці місяця можлива лише за умови, що у вас є щоденні первинні документи (чеки або відомості), які підтверджують кожну заправку. Однак податківці часто наполягають на тому, що дата ВН має відповідати даті фактичної передачі товару.
Наперед: Виписувати ВН наперед категорично не рекомендується, оскільки це не відповідає суті операції (пальне ще не передане) і потребує укладання додаткового договору зберігання пального.

Акцизна накладна (АН)
Для роздрібної торгівлі пальним через паливороздавальні колонки (ПРК) діють спеціальні правила:

Відповідно до Податкового кодексу України, п. 231.3, ви можете скласти зведену акцизну накладну не пізніше останнього дня звітного місяця на загальний обсяг пального, реалізованого одному покупцю — суб'єкту господарювання.
У такій АН обов'язково зазначаються реквізити ТОВ (назва та код ЄДРПОУ).
У верхній лівій частині зазначається код операції «3» (реалізація суб’єкту господарювання — неплатнику) та напрям використання «4» (реалізація у паливний бак з акцизного складу, який є місцем роздрібної торгівлі).
Реєстрація такої зведеної АН здійснюється протягом 15 календарних днів, наступних за датою її складання.

Податкова накладна (ПН)
Оскільки заправка відбувається щодня, така операція відповідає критерію ритмічного постачання (постачання одному покупцю два і більше разів на місяць).

Згідно з Податковим кодексом України, п. 201.4, платники податку мають право складати зведені податкові накладні не пізніше останнього дня місяця на кожного платника податку, з яким постачання мають ритмічний характер.
Оплата, яка надходить два рази на місяць після заправки, вважається «другою подією» і не потребує виписки окремих ПН на ці суми, якщо всі фактичні відвантаження за місяць перекриваються зведеною ПН.
Важливо: у зведеній ПН обов'язково має бути помітка «Зведена податкова накладна».

Раді допомогти, звертайтесь ще!