Списання безнадійної заборгованості: податкові наслідки та звітність

Давайте розбиратися:

Класичний випадок виникнення безнадійної дебіторської заборгованості.
Тут важливо не поспішати зі списанням, щоб не "підставитися" під претензії податківців щодо передчасного визнання витрат.

1. Критерії безнадійності
Згідно з пп. 14.1.11 п. 14.1 ст. 14 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256 , заборгованість визнається безнадійною, зокрема, якщо вона відповідає одній з ознак:

• Минув строк позовної давності.
• прострочена заборгованість померлої фізичної особи, за відсутності у неї спадкового майна, на яке може бути звернено стягнення;
• прострочена заборгованість осіб, які у судовому порядку визнані безвісно відсутніми, оголошені померлими;

Але є важливий нюанс: На відміну від юросіб, ФОП після закриття не зникає як суб'єкт права. Згідно зі ст. 52 (ЦКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n318 , фізична особа відповідає за зобов'язаннями, пов'язаними з підприємницькою діяльністю, усім своїм майном.

Тобто, закриття ФОП не означає автоматичного анулювання його боргу перед Вами. Ви все ще можете вимагати ці кошти за послуги від нього вже як від звичайної фізичної особи.

2. Дата списання: два варіанти. Виходячи з практики, у Вас є два шляхи для списання в обліку:

• Списати заборгованість після завершення строку позовної давності. Загальний строк становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/main/435-15#n1415 ). Однак пам'ятайте, що через воєнний стан ці строки були призупинені (п. 19 Прикінцевих та перехідних положень ЦКУ) та відновилися з 04.09.2025 року. Тобто треба рахувати три роки від цієї дати.
• Списати заборгованість зараз, якщо у Вас є докази, що стягнути борг неможливо (наприклад, фізособа померла, або є рішення суду про відсутність майна). У бухгалтерському обліку Ви керуєтесь п. 4 НП(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0725-99#o16 : Ви визнаєте її безнадійною, коли існує впевненість у її неповерненні.

3. Податкові наслідки: Єдиний податок та Військовий збір. Для ТОВ на спрощеній системі (5%) ситуація виглядає наступним чином:

• Чи виникає дохід для сплати ЄП? Ні. Відповідно до п. 292.1 ст. 292 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n7038 , доходом платника єдиного податку є будь-який дохід, отриманий у грошовій, матеріальній або нематеріальній формі. Оскільки при списанні дебіторки Ви грошей не отримуєте, а навпаки - втрачаєте актив, об’єкта оподаткування єдиним податком (5%) не виникає.
• Військовий збір (ВЗ): Аналогічно, оскільки база для нарахування ВЗ у юридичних осіб-єдинників прив’язана до об’єкта оподаткування єдиним податком, сплачувати 5% із суми списаного боргу не потрібно.

4. Бухгалтерський облік та фінзвітність. У бухгалтерському обліку Ви керуєтесь НП(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість". https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0725-99#o29

Проведення списання:

• Дт 944 - Кт 361 (377) - на суму заборгованості.

Фінзвітність (форми 1-мс, 2-мс):

• У Балансі сума дебіторки зникне з рядка 1125 (або 1155).
• У Звіті про фінансові результати сума списання потрапить до рядка 2180 "Інші операційні витрати", що зменшить Ваш чистий прибуток за 2026 рік.

Ризик щодо ПДФО (Додаткове благо). Податківці можуть трактувати списання боргу ФОПа, який став просто фізособою, як анулювання (прощення) боргу.

• Згідно з пп. "д" пп. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 , якщо Ви анулюєте борг до закінчення строку позовної давності, Ви маєте відобразити це в 4ДФ (ознака доходу "126"). Та нарахувати і сплатити в такому випадку ПДФО та ВЗ з додаткового блага боржника.
• Щоб цього уникнути, у Бухгалтерській довідці вказуйте, що борг списується не через "прощення", а через невідповідність критеріям активу та безнадійність стягнення, тобто дебіторка повинна відповідати критеріям безнадійності - пп. 14.1.11 п. 14.1 ст. 14 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256

Узагальнюємо: Поки не минуло 3 роки (з урахуванням воєнного зупинення), або при відсутності інших поважних причин визнання дебіторки безнадійною (про що ми зазначили вище), тримайте цей борг у Балансі. Сплачувати ЄП та ВЗ із суми списання не треба. У фінзвітності це просто Ваші витрати. Головне - оформити наказ на списання та детальну бух. довідку, де описати, що стягнути кошти з колишнього ФОПа неможливо і така дебіторка відповідає критеріям безнадійності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!