ФОП: документи для зберігання та наслідки їх відсутності

ФОПи не ведуть бухгалтерський облік, та вимоги Закону №996 на них не розповсюджуються (ч. 1 ст. 2 Закону №996).

Проте, цей факт не означає, що ФОПи не зобов’язані оформлювати первинні документи. Такий обов’язок обумовлений вимогами податкового законодавства. Так, ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) передбачає, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Отже, ФОПи зобов’язані оформлювати документи щодо господарських операцій для ведення обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування.

Щодо оформлення необхідних документів ФОПами, які є платниками єдиного податку також нагадаємо, що для них ведення обліку здійснюється з урахуванням правил, встановлених п. 296.1 ПКУ: фізособи – підприємці-платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. При цьому облік доходів та витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.

https://7eminar.ua/news/6317-ci-obovyazkovo-fopam-mati-pervinni-dokumenti-u-2025-roci

Вимоги до ведення первинної документації відрізняються залежно від групи єдиного податку та статусу платника ПДВ.

ФОП 1 і 2 групи єдиного податку
Обов’язкові документи: Підтвердження отриманих доходів
Форма обліку: Довільна (паперова або електронна)
Особливості: Не зобов’язані вести облік витрат, але повинні мати первинні документи на товар, якщо підпадають під дію Наказу № 496

ФОП 3 групи (неплатники ПДВ)
Обов’язкові документи: Підтвердження доходів
Додаткові вимоги: Окремий облік доходів і витрат від сільськогосподарської продукції (за наявності)
Особливості: Не зобов’язані документувати витрати для податкових цілей, але повинні мати документи на товар, якщо підпадають під дію Наказу № 496

При закритті ФОП (незалежно від групи та ПДВ) ви повинні мати:
Книга обліку доходів (або виписки з банку за весь період діяльності — вони зараз замінюють книгу для багатьох ФОП).
Банківські виписки: Головне підтвердження вашого доходу.
Первинні документи на дохід: Договори, акти виконаних робіт, рахунки-фактури (інвойси), чеки РРО/ПРРО.
Документи про сплату податків: Квитанції про сплату ЄП та ЄСВ.
Для платників ПДВ (додатково): первинні документи, реєстри, митні декларації (якщо був імпорт/експорт).
Для ФОП 2 та 3 груп (без ПДВ): Хоча товарний облік не ведеться, податкова часто вимагає документи, що підтверджують походження товару (накладні від постачальників), щоб переконатися, що ви не купували товар у фізосіб без сплати ПДФО (як податковий агент).

Раді допомогти, звертайтесь ще!