Помилкові оплати від населення: чи потрібні листи для повернення

Так, повернути помилково зараховані кошти можна і без листа від фізособи, але наявність заяви платника є найбезпечнішим документальним підтвердженням помилковості платежу.

Помилково отримані кошти не є доходом надавача послуг, якщо вони підлягають поверненню як безпідставно набуте майно відповідно до ст. 1212 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Тому їх повернення можливе і без листа від платника, якщо помилковість надходження належно підтверджена іншими документами.

Лист або заява від фізособи про повернення коштів є бажаним документом, оскільки підтверджує, що сума не є оплатою за послуги. Особливо це важливо для ФОП на спрощеній системі, де надходження на рахунок за загальним правилом формують дохід за Податковим кодексом України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. За наявності заяви легше обґрунтувати, що помилкові кошти не включаються до доходу.

Якщо заяви немає, повернення можна оформити на підставі банківських документів та внутрішнього оформлення. Зокрема, допустимо здійснити повернення за ініціативою отримувача коштів із зазначенням у призначенні платежу «Повернення помилково зарахованих коштів, платіж від …». Додатково доцільно оформити внутрішню бухгалтерську довідку або акт про помилкове зарахування із фіксацією, що платник не є абонентом або оплата не ідентифікується як оплата послуг.

За можливості бажано проводити повернення у тому самому звітному періоді, коли кошти надійшли, щоб не виникало питань щодо включення суми до доходу чи необхідності коригувань.

Якщо кошти надійшли через РРО/ПРРО і на оплату сформовано розрахунковий документ, повернення оформлюється також за правилами Закону про РРО https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80 із проведенням операції повернення.

Отже, лист не є єдиною обов’язковою підставою для повернення, але без нього бажано мати банківське та внутрішнє документальне підтвердження помилковості платежу, щоб такі кошти не були кваліфіковані як дохід.

Раді допомогти, звертайтесь ще!