Компенсація витрат на паливо: проблеми з документами та обліком

1. Саме оприбуткування пального ви проводите з урахуванням ПДВ, так як не маєте права на податковий кредит.
Фактично платником була фізична особа-директор, тому ваш постачальник не може скласти та зареєструвати вам податкову накладну. Тому відповідно до п.9 ПСБО 9 "Запаси" до первісної вартості будуть включатися суми непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству.

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#o35

2. Що стосується компенсації витрат працівнику, то для такої компенсації повинен бути складений авансовий звіт з доданими до них документами про придбання. Такими документами будуть чеки з АЗС із вказанням фактичної кількості отриманого пального. Також для підтвердження факту оплати потрібна виписка з особистої картки працівника, де буде вказаний факт такого поповнення гаманця. Адже в самому чеку форма оплати скоріше всього буде зазначена не готівка чи картка, а типу інше, талон, паливна картка тощо.

3. Так як по суті факт оплати був разово при поповненні гаманця, а отримання палива - поступово по мірі заправки, то це може нести ризик того, що податківці знімуть такі витрати або визнають таку компенсацію додатковим благом для фізичної особи.
Адже по суті ви не можете компенсувати всю суму відразу, що була сплачена при поповненні, бо на дату поповнення це був авансовий платіж працівника і відповідно підтвердних документів отримання ТМЦ (палива) не було.
Далі ж по мірі отримання палива і надання чеків для компенсації у вас відсутній документ, що підтверджує оплату, тобто, понесені працівником витрати. Навіть якщо до кожного авансового звіту додавати одну й ту саму виписку з банківської картки при першому поповненні, це може викликати питання, що дата оплати не співпадає з датами по чеках, що підтверджують факт отримання.

Тому в подальшому варто або окремо заключати договір на підприємство і отримувати паливо напряму. Або до кожного чеку повинен бути факт оплати окремим платежем, що підтверджуватиме понесені витрати. В іншому випадку може виникнути необхідність оподаткувати такі доходи ПДФО та військовим збором як додаткове благо працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!