Чи потрібен договір для електронного документообігу при обміні

Окремий договір про електронний документообіг не є обов’язковим, але згода сторін на електронний обмін документами має бути зафіксована. Найкраще — передбачити це в договорі або додатковій угоді, щоб уникнути спорів.

Електронний первинний документ, що містить обов’язкові реквізити та підписаний кваліфікованим електронним підписом, має таку саму юридичну силу, як паперовий документ (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 8; Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9). Тобто сам по собі електронний видатковий документ не стає недійсним лише через відсутність окремого договору про ЕДО.

Водночас використання електронного підпису між сторонами має враховувати вимоги ст. 207 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 та ст. 14 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, які передбачають, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства або на підставі домовленостей сторін.

Тому окремий спеціальний договір про ЕДО не є обов’язковим, але письмова згода сторін бажана і фактично потрібна. Її можна оформити не окремим договором, а пунктом основного договору або додатковою угодою, де передбачити, що первинні документи на відвантаження можуть оформлюватися та обмінюватися в електронній формі з КЕП через конкретну систему ЕДО.

У такій умові доцільно визначити перелік документів, систему ЕДО (наприклад, Вчасно, M.E.Doc тощо), момент отримання документа та визнання сторонами юридичної сили таких документів.

Тобто без окремого договору обмін можливий, але згоду сторін на ЕДО краще зафіксувати, і саме це мінімізує питання від контрагентів та контролюючих органів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!