Чи потрібно підписувати авансові звіти при оплаті нерезидентам

Давайте розглянемо Ваше питання:

Коротко – обов’язку саме “друкувати і підписувати папір” немає, але авансовий звіт як первинний документ у Вас має бути оформлений і затверджений. Бо інакше під час перевірки будуть питання, особливо якщо є валютні операції.

Згідно з пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 (ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 , якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував корпоративну платіжну картку, Звіт про використання коштів подається лише у разі:

• наявності оподатковуваного доходу (наприклад, сума перевищує ліміти або не підтверджена документально);
• використання готівки понад суму добових.

Але є нюанс: Для цілей бухгалтерського обліку та підтвердження витрат підприємства (ТОВ на загальній системі або спрощеній) контроль за використанням коштів залишається обов'язковим. Інструкція № 59 та Положення № 148 (про касові операції) вимагають звітування за витрачені кошти компанії.

2. Чи потрібно друкувати та підписувати? Тут вже як у вас налаштований документообіг:

• (Паперовий): Якщо у Вашій обліковій політиці не прописано перехід на електронний документообіг (ЕДО), то авансові звіти потрібно роздруковувати та підписувати. Підпис підзвітної особи (держателя картки) та керівника/бухгалтера підтверджує факт цільового використання коштів. Це Ваша "первинка", яка обґрунтовує витрати в "дебеті" рахунків 92, 93 чи 94.
• (Електронний): Якщо Ви використовуєте системи типу "Вчасно", "Paperless" або внутрішню систему з накладанням ЕЦП/КЕП, друкувати звіти не обов'язково. Електронний документ із КЕП має таку ж юридичну силу, як і паперовий (ст. 8 Закону № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n49 ).

3. Особливості валютних оплат та інвойсів. При оплаті нерезиденту (реклама Facebook, Google, ліцензії Microsoft) Вашим первинним документом є інвойс та банківська виписка.

• Відповідно до ст. 9 Закону № 996-XIV "Про бухгалтерський облік" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , підставою для обліку є первинний документ.
• Важливо: Оскільки операція валютна, для цілей ПДВ та податку на прибуток (якщо Ви "великодохідник") дата звіту та дата списання коштів впливають на курсові різниці.

Навіть якщо ПКУ дозволяє не подавати Звіт у певних випадках, для ТОВ краще продовжувати їх "клепати". Це закриває питання перед податківцями щодо того, чому гроші пішли з рахунку, а актив (ліцензія) чи послуга (реклама) була отримана саме для господарської діяльності, а не для власних потреб директора.

Отже: Якщо Ви не використовуєте повноцінний ЕДО з КЕП - друкуйте та підписуйте. Це Ваш спокій під час перевірки. Якщо ж є ЕДО - підписуйте ключами і зберігайте в електронному архіві.

Раді допомогти, звертайтесь ще!