Відшкодування витрат на ремонт та використання корпоративного таксі

Давайте розбиратися:

Ситуації з компенсаціями від працівників - це класика кадрово-бухгалтерського життя. Тут важливо розмежувати: пошкодження майна (матеріальна відповідальність) та використання послуг компанії в приватних цілях (дебіторська заборгованість).

1. Пошкодження ноутбука (ремонт). Для документального оформлення Вам знадобляться:

• Пояснювальна записка працівника: Обов’язково. "Залив водою під час кава-брейку/роботи".
• Акт огляду та технічний акт від сервісного центру (він у Вас уже є), де зафіксовано пошкодження та вартість робіт.
• Наказ керівника про проведення службового розслідування та встановлення винної особи.
• Заява від працівника: "Прошу утримати з моєї заробітної плати (або внести в касу) суму в розмірі... грн як компенсацію за пошкодження ноутбука".
• Наказ про відшкодування збитків: На підставі заяви та акту.

Бухгалтерський облік:

• Оплата ремонту сервісному центру: Дт 631 - Кт 311.
• Віднесення вартості ремонту на витрати (оскільки ноутбук лишається у Вас): Дт 92 (або 949) - Кт 631.
• Нарахування дебіторської заборгованості працівника: Дт 375 (Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків) - Кт 716 (Дохід від відшкодування винними особами).
• Внесення коштів: Дт 301/311 - Кт 375 (або утримання із зарплати: Дт 661 - Кт 375).

ПДВ: Отримання компенсації за пошкоджене майно не є об’єктом оподаткування ПДВ, оскільки це не операція з постачання товарів чи послуг (п. 188.1 ст. 188 ПКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551 .

Важливо: Згідно з п.п. 164.2.14 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 , відшкодування прямих збитків не включається до оподатковуваного доходу працівника (без ПДФО та ВЗ), якщо воно не перевищує розміру завданої шкоди.

2. Використання корпоративного таксі в особистих цілях. Тут ситуація трохи інша. Це фактично "перепродаж" послуги або компенсація витрат.

Документальне оформлення:

• Реєстр поїздок (звіт служби таксі), де чітко виділені "особисті" поїздки.
• Заява працівника на відшкодування цих витрат.
• Введіть правило по підприємству (наказ): "особисті поїздки компенсуються"

Бухгалтерський облік:

• Оплата службі таксі (вся сума): Дт 631 - Кт 311.
• Частина, що стосується особистих поїздок: Дт 377 - Кт 631.
• Отримання компенсації: Дт 301/311/661 - Кт 377.

Нюанс по ПДВ: Якщо Ваше ТОВ - платник ПДВ і Ви отримали податковий кредит за послуги таксі, то на суму компенсації від працівника Вам доведеться нарахувати податкові зобов'язання (ПДВ 20%), оскільки це вважається постачанням послуг (п. 185.1 ПКУ). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4483

Професійна порада: Якщо Ви утримуєте кошти із зарплати, пам'ятайте про обмеження ст. 128 КЗпП( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n746 ) - не більше 20% "чистої" суми до виплати за один раз. Якщо сума ремонту велика, краще розбити утримання на кілька місяців або попросити працівника внести готівку в касу (через банк).

Раді допомогти, звертайтесь ще!