Підтвердження використання талонів: які документи необхідні для звітності

Ситуація з розбіжністю цін у чеку АЗС та видатковій накладній при використанні талонів — це класична особливість обліку ПММ. Оскільки ви вже оплатили та отримали право власності на пальне в березні по 74 грн, зміна роздрібної ціни на стелі АЗС у квітні не повинна впливати на вашу собівартість.

Розберемо ваші питання по черзі:

1. Чек АЗС — це не документ про покупку, а документ про відпуск
Чек, який водій отримує на заправці, у випадку з талонами є підтвердженням факту отримання (вилучення) пального з ТРК (паливороздавальної колонки).

Ціна 83,99 грн у квітневому чеку — це поточна роздрібна ціна на АЗС на момент заправки. Вона потрібна заправці для внутрішнього обліку та звітності перед ДПС.
Для вашого бухгалтерського обліку ця ціна є інформативною. Ви оприбуткували пальне за ціною 74 грн, і саме за цією ціною воно має "висіти" на балансі до моменту списання.

2. Які документи підтверджують використання (списання)
Для того, щоб у податківців не було запитань, вам потрібен такий ланцюжок документів:

Видаткова накладна (березень): Підтверджує перехід права власності на 500 л пального за ціною 74 грн. В обліку: Дт 203 (Талони) — Кт 631.

Відомість/Акт приймання-передачі талонів водію: Внутрішній документ, що підтверджує видачу талонів під звіт конкретній особі.

Чек АЗС (квітень): Підтверджує, що талони були "отоварювані". На чеку зазвичай є напис «Талони» або «Оплата: Картка/Літри». Саме цей чек є підставою для переведення пального з субрахунку "Паливо в талонах" на "Паливо в баках" (або одразу на витрати, залежно від вашої облікової політики).

Щомісячний звіт від постачальника пального: Це ключовий документ. Наприкінці місяця постачальник надає Акт звірки (або реєстр використаних талонів). У ньому має бути зазначено, що у квітні було використано 500 л пального за вашим договором (тобто за ціною 74 грн).

Подорожні листи (або Акт списання ПММ): Підтверджують використання пального в господарській діяльності (робота техніки в полі, перевезення тощо). Списання в Дт 23, 91, 92 проводиться за вартістю 74 грн.

Відповідно до п. 8 п. 9 та п. 10 НП(С)БО 9 «Запаси»

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#o35

Як пояснити розбіжність цін перевірці
Вартість пального фіксується в момент його оплати та отримання видаткової накладної на талони. Чек АЗС не є первинним документом, що визначає ціну придбання у ваших відносинах з постачальником.

Важливо: Якщо в чеку АЗС вказано "Продаж" і виділено ПДВ від суми 83,99 грн — це помилка оператора (заправлено як за готівку). У чеку на талони має бути вказано «Форма оплати: Талони» або «Літри», а сума ПДВ може бути нульовою або дорівнювати 0, оскільки ПДВ ви вже включили в кредит у березні за своєю податковою накладною.

Для податкової перевірки підставою є видаткова накладна (прихід) та чек АЗС + звіт водія + подорожній лист (витрата). Різниця в ціні в чеку не впливає на собівартість списання, якщо в договорі талони фіксують обсяг пального.

Рекомендація щодо документообігу:
Щоб зняти всі ризики, додайте до бухгалтерської довідки або наказу про облікову політику пункт, що:

Пальне за талонами обліковується за ціною придбання, зазначеною у видаткових накладних постачальника.

Чеки АЗС використовуються виключно для підтвердження обсягу (кількості літрів) та дати отримання пального водієм.

Раді допомогти, звертайтесь ще!