Співпраця благодійного фонду з магазинами: необхідні документи та оформлення

Співпрацю Фонду з торговою мережею потрібно оформити договором про спільну благодійну діяльність або партнерство. Покупці добровільно купують товари через касу та передають їх для акції, магазин накопичує подарунки й передає Фонду за актом, а Фонд оприбутковує їх та документально оформлює видачу дітям.

Підставою для договору є п. 5 ч. 1 ст. 5 Закону України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5073-17#Text). У договорі потрібно визначити некомерційну благодійну мету акції до дня Святого Миколая, відсутність взаємних фінансових розрахунків, мети отримання прибутку Фондом та винагороди партнеру.

Також у договорі зазначають адреси двох магазинів, строки розміщення листів, накопичення та вивезення подарунків. Описують механізм участі: магазин надає місце для листів і спеціальну зону або кошик для товарів, а покупці як благодійники купують товари з отриманням фіскального чека та добровільно передають їх для акції. Передачу накопичених подарунків Фонду оформлюють зведеним актом приймання-передачі матеріальних цінностей, підписаним уповноваженими представниками сторін.

Якщо публічний збір у торговельній залі безпосередньо проводитимуть працівники або волонтери Фонду від його імені, потрібна нотаріально посвідчена довіреність керівника відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону про благодійну діяльність. Якщо подарунки накопичує магазин у спеціальній зоні на користь Фонду, достатньо договору про спільну благодійну діяльність.

У кожному магазині мають бути копія підписаного договору, копія виписки Фонду з ЄДР, рішення або довідки про включення до Реєстру неприбуткових установ та організацій відповідно до п. 133.4 Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text), а також копія наказу керівника Фонду про проведення акції із затвердженими правилами. Для представників або волонтерів, які взаємодіють із магазином і забирають подарунки, оформлюють довіреність або направлення з урахуванням зазначених вимог до публічного збору.

Для куточка покупця потрібно підготувати правила акції та контакти Фонду. У правилах зазначають мету допомоги, добровільність участі, відсутність лотереї та обов’язкової плати за участь.

У Фонді зберігають договір із торговою мережею, листи дітей або звернення батьків чи законних представників, які підтверджують потребу та цільове призначення подарунків. Наказом керівника оформлюють проведення акції, визначають відповідальних осіб, дати й умови її проведення.

Отримання подарунків підтверджують актом приймання-передачі між магазином і Фондом із зазначенням найменувань, кількості та орієнтовної вартості товарів. Якщо точну вартість складно встановити за чеками, комісія Фонду визначає справедливу вартість за правилами національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку та складає акт оцінки й оприбуткування.

Для роздачі подарунків керівник видає наказ про їх безоплатну передачу бенефіціарам. Видачу оформлюють відомістю або індивідуальними актами приймання-передачі дітям в особі батьків чи опікунів. У документі зазначають дату, ПІБ дитини, ПІБ одного з батьків або опікуна, його РНОКПП і підпис, найменування та вартість переданого подарункового пакета. Після завершення акції складають звіт про цільове використання майна, який затверджує керівник Фонду. Первинні документи на отримання та видачу допомоги оформлюють відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text).

Натуральна нецільова благодійна допомога, передана дітям через батьків, не оподатковується ПДФО та військовим збором, якщо її сукупна вартість не перевищує 4 660 грн на особу відповідно до пп. 170.7.3 ПКУ. Вартість подарунків із зазначенням РНОКПП отримувача — одного з батьків — відображають у додатку 4ДФ до щоквартального Податкового розрахунку з ознакою доходу «169».

Оприбуткування отриманих подарунків за визначеною справедливою вартістю — Дт 20, 28 – Кт 484.

Раді допомогти, звертайтесь ще!